Process: Direct and Manage Project Work
Mục tiêu
Quy trình Direct and Manage Project Work nhằm thực thi kế hoạch dự án đã được phê duyệt trong Project Management Plan (PMP) để tạo ra project deliverables (sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả).
Project Manager chịu trách nhiệm dẫn dắt nhóm thực hiện công việc, quản lý nguồn lực, và đảm bảo đầu ra phù hợp với kế hoạch.
➡️ Đây là quy trình hành động chính trong nhóm Executing Process Group – nơi kế hoạch được chuyển hóa thành kết quả thực tế.
Các bước thực hiện
- Xem xét Project Management Plan
- Hiểu rõ scope, schedule, cost baseline, và quality requirements để chỉ đạo đúng hướng.
- Triển khai công việc theo kế hoạch
- Giao nhiệm vụ cho team members theo WBS (Work Breakdown Structure).
- Đảm bảo các hoạt động được ghi nhận và báo cáo tiến độ.
- Quản lý tài nguyên & giao tiếp liên tục
- Phân bổ nguồn lực, giám sát hiệu suất, giải quyết xung đột nếu có.
- Cập nhật thông tin cho stakeholders qua status meetings, progress reports, và dashboards.
- Đảm bảo chất lượng công việc
- Kiểm tra việc tuân thủ các tiêu chuẩn đã đề ra trong Quality Management Plan.
- Thực hiện kiểm thử, review, và kiểm soát thay đổi khi cần.
- Ghi nhận và xử lý thay đổi
- Mọi đề xuất thay đổi (Change Request) phải được ghi lại và gửi qua quy trình Perform Integrated Change Control.
- Cập nhật tài liệu dự án
- Liên tục cập nhật issue log, risk register, project documents, và lessons learned register.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Approved change requests | Yêu cầu thay đổi đã được CCB phê duyệt qua Perform Integrated Change Control, chờ triển khai. |
| 4 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Project management information system | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
| 3 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Deliverables | Sản phẩm, kết quả hoặc năng lực duy nhất phải tạo ra để hoàn thành một process, phase hay dự án. |
| 2 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 3 | Issue log | Sổ theo dõi các vấn đề phát sinh: ai xử lý, hạn xử lý, trạng thái. |
| 4 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 5 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 6 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 7 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
Sau khi Project Management Plan được phê duyệt, Project Manager khởi động dự án bằng kick-off meeting với toàn bộ team.
Các task trong WBS được giao qua hệ thống quản lý công việc (PMIS – ví dụ: Jira hoặc Asana).
Nhóm kỹ thuật triển khai cấu hình phần mềm, trong khi nhóm nhân sự chuẩn bị dữ liệu nhân viên. - Giám sát và báo cáo:
PM thu thập Work Performance Data (số giờ làm việc, tiến độ, chi phí), báo cáo cho Sponsor hàng tuần.
Khi vendor đề xuất thay đổi module báo cáo, PM tạo Change Request và gửi qua quy trình Integrated Change Control để phê duyệt. - Kết quả:
Các deliverables như hệ thống HRM bản beta, tài liệu hướng dẫn, và báo cáo test được bàn giao.
PM cập nhật lessons learned về việc cải thiện quy trình phối hợp giữa IT và HR cho các dự án sau.
Trong bản 8, process này là Manage Project Execution
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Executing · cùng đích với Conduct Procurements
Gộp thêm phần thực hiện mua sắm (Conduct Procurements bản 6) vì bản 8 không còn Procurement Knowledge Area.
Định nghĩa bản 8: Dẫn dắt và thực hiện công việc theo bộ kế hoạch tích hợp, gồm cả quản lý nguồn lực và nhà cung cấp để tạo ra deliverable.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 1/10.