Process: Manage Quality
Mục tiêu
Quy trình Manage Quality (còn gọi là Quality Assurance) nhằm chuyển hóa kế hoạch chất lượng thành hành động thực tế, đảm bảo quy trình và sản phẩm của dự án tuân thủ tiêu chuẩn đã xác định trong Quality Management Plan.
➡️ Mục tiêu chính là xây dựng niềm tin rằng dự án sẽ đạt được các yêu cầu chất lượng, thông qua việc đánh giá quy trình, cải tiến liên tục, và ngăn ngừa lỗi trước khi xảy ra.
Các bước thực hiện
- Xem lại Quality Management Plan
- Hiểu rõ tiêu chuẩn chất lượng, chỉ số đo lường (Quality Metrics), và quy trình kiểm soát chất lượng được xác định từ trước.
- Thực hiện kiểm tra quy trình (Process Audit)
- Đánh giá quy trình đang áp dụng có phù hợp và hiệu quả không.
- Kiểm tra việc tuân thủ quy trình phát triển, kiểm thử, báo cáo,…
- Phân tích dữ liệu chất lượng
- Thu thập dữ liệu từ Control Quality để phát hiện xu hướng, lỗi lặp lại hoặc điểm yếu trong quy trình.
- Đề xuất cải tiến quy trình
- Áp dụng Continuous Improvement, PDCA (Plan–Do–Check–Act), hoặc Kaizen để nâng cao hiệu quả.
- Cập nhật tài liệu và chia sẻ kết quả
- Cập nhật Lessons Learned, Risk Register, và truyền thông các khuyến nghị cải tiến cho team.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Data gathering | Nhóm kỹ thuật thu thập dữ liệu và ý kiến từ nhiều nguồn. |
| 2 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 3 | Decision making | Nhóm kỹ thuật chọn phương án giữa nhiều lựa chọn. |
| 4 | Data representation | Nhóm kỹ thuật trình bày dữ liệu bằng sơ đồ, ma trận, biểu đồ để dễ hiểu. |
| 5 | Audits | Đánh giá độc lập về sự tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn và hiệu suất dự án để xác định điểm cần cải tiến. |
| 6 | Design for X | Áp dụng nguyên tắc tối ưu hóa thiết kế cho mục tiêu cụ thể như chi phí, chất lượng, an toàn, hoặc khả năng bảo trì. |
| 7 | Problem solving | Xác định nguyên nhân, phân tích lựa chọn và triển khai giải pháp để xử lý vấn đề phát sinh trong dự án. |
| 8 | Quality improvement methods | Áp dụng các kỹ thuật như PDCA, Six Sigma, Kaizen để nâng cao hiệu quả và chất lượng quy trình. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Quality reports | Báo cáo tổng hợp vấn đề chất lượng, đề xuất cải tiến và hành động khắc phục. |
| 2 | Test and evaluation documents | Checklist, kịch bản kiểm thử, tài liệu đánh giá dùng để xác minh chất lượng deliverable. |
| 3 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 4 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 5 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
QA Manager thực hiện Quality Audit giữa giai đoạn phát triển. Kết quả cho thấy:- Một số module chưa có tài liệu test case đầy đủ.
- Quy trình kiểm thử chưa tuân thủ checklist UAT.
- Hành động:
QA đề xuất cải tiến quy trình:- Bổ sung bước review test plan trước khi bắt đầu kiểm thử.
- Cập nhật Quality Checklist trong Lessons Learned.
- Tạo Change Request cập nhật Quality Management Plan.
- Kết quả:
Sau cải tiến, quy trình kiểm thử được chuẩn hóa, giảm 25% lỗi phát sinh trong giai đoạn UAT.
Báo cáo Quality Report được gửi cho Sponsor để xác nhận quy trình đạt chuẩn.
Trong bản 8, process này là Manage Quality Assurance
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Executing
Đổi tên, chuyển sang domain Governance, giữ vai trò kiểm toán và cải tiến quy trình.
Định nghĩa bản 8: Bảo đảm các quy trình được thực hiện nhất quán với kỳ vọng của stakeholder, gồm kiểm toán và cải tiến quy trình.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 3/10.