Process: Develop Team
Mục tiêu
Quy trình Develop Team nhằm nâng cao năng lực, gắn kết và hiệu suất của các thành viên trong nhóm dự án để đảm bảo hiệu quả làm việc tối đa và đạt được các mục tiêu dự án.
➡️ Mục tiêu chính là xây dựng một nhóm có kỹ năng phù hợp, tinh thần đồng đội cao, và môi trường làm việc tích cực.
Các bước thực hiện
- Đánh giá năng lực hiện tại của team
- Xác định kỹ năng, kinh nghiệm và khoảng trống năng lực (skill gap) của từng thành viên.
- Lập kế hoạch phát triển kỹ năng
- Xác định nhu cầu đào tạo hoặc huấn luyện (coaching, mentoring, workshop).
- Lên kế hoạch phát triển năng lực cá nhân và nhóm.
- Tổ chức các hoạt động gắn kết đội nhóm (Team Building)
- Thúc đẩy sự hợp tác, tin tưởng và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên.
- Theo dõi hiệu suất và tinh thần làm việc
- Sử dụng công cụ đo lường hiệu suất (KPIs, feedback 360 độ) và tạo cơ chế ghi nhận, khen thưởng.
- Điều chỉnh và cải thiện liên tục
- Thực hiện cải tiến dựa trên phản hồi, duy trì động lực và giảm xung đột trong nhóm.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 4 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Colocation | Bố trí các thành viên dự án làm việc cùng không gian để tăng cường giao tiếp, hợp tác và hiệu suất. |
| 2 | Virtual teams | Các thành viên dự án làm việc từ xa qua công nghệ, giúp mở rộng nguồn nhân lực và linh hoạt địa lý. |
| 3 | Communication technology | Sử dụng công cụ như email, chat, video conference, phần mềm quản lý dự án để truyền đạt thông tin hiệu quả. |
| 4 | Conflict management | Sử dụng các kỹ thuật như tránh né, hợp tác, thỏa hiệp hoặc đối đầu tích cực để giải quyết mâu thuẫn trong nhóm. |
| 5 | Recognition and rewards | Ghi nhận và khen thưởng đóng góp của thành viên nhằm tăng động lực và sự gắn kết. |
| 6 | Training | Hoạt động giúp nâng cao kỹ năng, kiến thức cho thành viên dự án. |
| 7 | Individual and team assessments | Xác định điểm mạnh, điểm yếu, phong cách làm việc của các thành viên để tối ưu hiệu quả nhóm. |
| 8 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Team performance assessments | Đánh giá hiệu quả của nhóm sau các hoạt động phát triển đội ngũ. |
| 2 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 3 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 4 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 5 | Enterprise environmental factors updates | Cập nhật EEF sau process, ví dụ hồ sơ năng lực nhân sự hay dữ liệu thị trường mới. |
| 6 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
-
Thực hiện:
Sau khi dự án bắt đầu, PM nhận thấy nhóm có 2 Developer mới tham gia chưa quen quy trình làm việc.- Tổ chức 2 buổi training nội bộ về quy trình Agile và coding convention.
- QA Leader hướng dẫn Developer cách viết test case tự động.
- Cả nhóm tham gia hoạt động team building cuối tuần để tăng sự gắn kết.
-
Kết quả:
- Hiệu suất code review tăng 30%.
- Giảm 40% lỗi phát hiện ở giai đoạn UAT.
- Đội ngũ phối hợp ăn ý hơn, tinh thần làm việc được cải thiện rõ rệt.
Báo cáo Team Performance Assessment được gửi cho Sponsor kèm đề xuất thưởng nhóm cho giai đoạn phát triển thành công.
Trong bản 8, process này là Lead the Team
Performance domain Resources (Nguồn lực) · Focus Area Executing · cùng đích với Manage Team
Bản 8 gộp Develop Team và Manage Team thành một process.
Định nghĩa bản 8: Dẫn dắt, phát triển và quản lý nhóm để nâng cao hiệu suất và đạt mục tiêu dự án.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 5/10.