Process: Manage Project Knowledge
Mục tiêu
Quy trình Manage Project Knowledge nhằm sử dụng tri thức hiện có và tạo ra tri thức mới để đạt mục tiêu dự án, đồng thời đóng góp lại kinh nghiệm cho tổ chức.
Mục tiêu là đảm bảo team không lặp lại sai lầm cũ và học hỏi từ dự án trước, cũng như ghi lại những bài học mới cho các dự án tương lai.
➡️ Đây là quy trình trọng tâm giúp biến kinh nghiệm thành tài sản tri thức tổ chức (Organizational Knowledge Assets).
Các bước thực hiện
- Thu thập tri thức sẵn có (Existing Knowledge)
- Tìm hiểu từ lessons learned, historical information, project archives, và subject matter experts (SMEs).
- Xác định các best practices và công cụ hiệu quả đã được áp dụng trước đây.
- Áp dụng tri thức vào dự án hiện tại
- Sử dụng kiến thức hiện có để ra quyết định nhanh, xử lý vấn đề, tránh rủi ro lặp lại.
- Chia sẻ thông tin với team qua workshop, wiki nội bộ, hoặc project meetings.
- Tạo và chia sẻ tri thức mới
- Khi team hoàn thành milestone, ghi lại lessons learned, innovation, hoặc improvement ideas.
- Cập nhật các tài liệu như risk register, issue log, và process improvement plan.
- Lưu trữ và phổ biến
- Đưa tri thức mới vào hệ thống quản lý tri thức của tổ chức (Knowledge Repository hoặc Lessons Learned Database).
- Đảm bảo thông tin dễ tìm và có thể tái sử dụng trong tương lai.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Deliverables | Sản phẩm, kết quả hoặc năng lực duy nhất phải tạo ra để hoàn thành một process, phase hay dự án. |
| 4 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Knowledge management | Thu thập, chia sẻ và lưu trữ kiến thức (tường minh và ẩn) để duy trì năng lực tổ chức. |
| 3 | Information management | Sử dụng hệ thống lưu trữ, phân loại và truy cập thông tin dự án như repository, wiki, hoặc database. |
| 4 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Lessons learned register | Sổ bài học kinh nghiệm, ghi suốt dự án và chuyển thành OPA khi đóng dự án. |
| 2 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 3 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Trước dự án: PM xem lại lessons learned từ dự án ERP trước đó, phát hiện rằng việc thiếu đào tạo người dùng là nguyên nhân gây trễ thời gian triển khai.
- Trong quá trình: PM áp dụng tri thức này bằng cách lên kế hoạch đào tạo sớm cho nhân viên HR.
Khi team gặp khó khăn với phần tích hợp dữ liệu, họ ghi lại kinh nghiệm xử lý vào Lessons Learned Register. - Sau dự án: Toàn bộ bài học được lưu vào Knowledge Repository của công ty để dùng cho dự án tiếp theo.
Nhờ đó, tổ chức không chỉ hoàn thành dự án tốt hơn mà còn nâng cao năng lực quản lý tri thức nội bộ.
Trong bản 8, process này là Manage Project Knowledge
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Executing
Giữ nguyên tên và ý nghĩa, nay thuộc domain Governance.
Định nghĩa bản 8: Tận dụng kiến thức sẵn có, kể cả bài học kinh nghiệm, và tạo kiến thức mới để đạt mục tiêu dự án.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 2/10.