Process: Conduct Procurements

Tiếng Việt · English version coming

🎯 Mục tiêu

Quy trình Conduct Procurements nhằm thực hiện việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và ký kết thỏa thuận để đảm bảo các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết được cung cấp đúng thời gian, đúng chất lượng và chi phí hợp lý.

➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo quá trình mua sắm minh bạch, công bằng và phù hợp với chiến lược mua sắm đã đề ra trong Procurement Management Plan.

🪜 Các bước thực hiện

Chuẩn bị hồ sơ mời thầu (Bid Documents)
- Bao gồm Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ) hoặc Invitation for Bid (IFB).
Phát hành hồ sơ và thu thập đề xuất từ vendor
- Gửi hồ sơ mời thầu, trả lời câu hỏi và nhận lại hồ sơ dự thầu (proposal, quotation,…).
Tổ chức đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Dựa trên tiêu chí đã xác định: giá cả, năng lực, thời gian giao hàng, kinh nghiệm, và tuân thủ kỹ thuật.
Đàm phán và ký kết hợp đồng
- Thảo luận điều khoản hợp đồng, đảm bảo lợi ích và rủi ro được chia sẻ hợp lý.
Cập nhật tài liệu dự án và khởi động hợp đồng
- Lưu trữ hợp đồng ký kết, cập nhật Procurement Register và thông báo cho các bên liên quan.

📥 Inputs

Nhóm đầu vào

Giải thích

Procurement Management Plan

Hướng dẫn quy trình và tiêu chí lựa chọn vendor.

Procurement Documents

Gồm SOW, RFP/RFQ, tiêu chí đánh giá.

Seller Proposals

Hồ sơ dự thầu từ các vendor.

Project Documents

Risk Register, Lessons Learned, Stakeholder Register.

EEF & OPA

Quy định mua sắm, danh sách nhà cung cấp đã được phê duyệt, quy trình pháp lý.

🛠️ Tools & Techniques

Công cụ & kỹ thuật

Mô tả ngắn

Bidder Conferences

Họp với các vendor để làm rõ yêu cầu trước khi nộp thầu.

Advertising

Đăng thông tin mời thầu công khai để mở rộng nguồn nhà cung cấp.

Data Analysis

Đánh giá các đề xuất theo điểm số hoặc ma trận so sánh.

Interpersonal & Negotiation Skills

Kỹ năng thương lượng điều khoản hợp đồng, giá cả và thời gian giao hàng.

Expert Judgment

Nhờ bộ phận pháp lý, kỹ thuật hoặc tài chính hỗ trợ đánh giá và đàm phán.

PMIS

Theo dõi tiến trình đấu thầu và lưu trữ hồ sơ điện tử.

📤 Outputs

Đầu ra

Giải thích

Selected Sellers

Nhà cung cấp được lựa chọn để ký hợp đồng.

Agreements (Contracts)

Hợp đồng chính thức với điều khoản, phạm vi, chi phí và thời gian.

Change Requests

Nếu kết quả đấu thầu ảnh hưởng đến phạm vi hoặc chi phí dự án.

Project Management Plan Updates

Cập nhật Procurement, Cost, và Schedule Management Plans.

Project Document Updates

Cập nhật Risk Register, Lessons Learned, Stakeholder Register.

💡 Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

Thực hiện:
Sau khi phát hành RFP cho 3 vendor, PM nhận được 3 đề xuất. Nhóm dự án tiến hành đánh giá dựa trên tiêu chí:

Vendor

Giá (triệu VND)

Kinh nghiệm

Bảo hành

Điểm tổng

480

HRM 3 năm

6 tháng

510

HRM 5 năm

12 tháng

450

HRM 1 năm

3 tháng

Vendor B được chọn vì có kinh nghiệm và bảo hành dài hạn.
PM và bộ phận pháp lý đàm phán điều khoản thanh toán: 50% khi bàn giao, 50% sau khi nghiệm thu.
Ký hợp đồng Fixed Price trị giá 510 triệu VND với thời hạn 6 tháng.

Kết quả:

Vendor bắt đầu triển khai đúng tiến độ, đảm bảo cam kết bảo mật.
PM cập nhật Procurement Register và Risk Register (rủi ro giao hàng trễ được giảm).
Lessons Learned: nên tổ chức Bidder Conference sớm hơn để tránh hiểu sai yêu cầu kỹ thuật.

📎 Gợi ý thêm

👉 Bạn có thể tải template Procurement Evaluation Matrix, Contract Negotiation Checklist, và Procurement Register tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/