Process: Conduct Procurements
Mục tiêu
Quy trình Conduct Procurements nhằm thực hiện việc lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và ký kết thỏa thuận để đảm bảo các sản phẩm hoặc dịch vụ cần thiết được cung cấp đúng thời gian, đúng chất lượng và chi phí hợp lý.
➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo quá trình mua sắm minh bạch, công bằng và phù hợp với chiến lược mua sắm đã đề ra trong Procurement Management Plan.
Các bước thực hiện
- Chuẩn bị hồ sơ mời thầu (Bid Documents)
- Bao gồm Request for Proposal (RFP), Request for Quotation (RFQ) hoặc Invitation for Bid (IFB).
- Phát hành hồ sơ và thu thập đề xuất từ vendor
- Gửi hồ sơ mời thầu, trả lời câu hỏi và nhận lại hồ sơ dự thầu (proposal, quotation,…).
- Tổ chức đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp
- Dựa trên tiêu chí đã xác định: giá cả, năng lực, thời gian giao hàng, kinh nghiệm, và tuân thủ kỹ thuật.
- Đàm phán và ký kết hợp đồng
- Thảo luận điều khoản hợp đồng, đảm bảo lợi ích và rủi ro được chia sẻ hợp lý.
- Cập nhật tài liệu dự án và khởi động hợp đồng
- Lưu trữ hợp đồng ký kết, cập nhật Procurement Register và thông báo cho các bên liên quan.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Procurement documentation | Hồ sơ mua sắm: hợp đồng, SOW, hóa đơn, biên bản kiểm tra, thư từ trao đổi với nhà cung cấp. |
| 4 | Seller proposals | Hồ sơ dự thầu của nhà cung cấp phản hồi bộ bid documents. |
| 5 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 6 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Advertising | Công bố thông tin gói thầu hoặc yêu cầu chào giá ra thị trường để thu hút các nhà cung cấp tiềm năng. |
| 3 | Bidder conferences | Cuộc họp giữa bên mời thầu và các nhà cung cấp để làm rõ yêu cầu, điều kiện hợp đồng trước khi nộp hồ sơ dự thầu. |
| 4 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 5 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Selected sellers | Nhà cung cấp được chọn sau khi đánh giá đề xuất và đàm phán. |
| 2 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 3 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 4 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 5 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 6 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
Sau khi phát hành RFP cho 3 vendor, PM nhận được 3 đề xuất. Nhóm dự án tiến hành đánh giá dựa trên tiêu chí:
| Vendor | Giá (triệu VND) | Kinh nghiệm | Bảo hành | Điểm tổng |
| A | 480 | HRM 3 năm | 6 tháng | 85 |
| B | 510 | HRM 5 năm | 12 tháng | 92 |
| C | 450 | HRM 1 năm | 3 tháng | 75 |
- Vendor B được chọn vì có kinh nghiệm và bảo hành dài hạn.
- PM và bộ phận pháp lý đàm phán điều khoản thanh toán: 50% khi bàn giao, 50% sau khi nghiệm thu.
- Ký hợp đồng Fixed Price trị giá 510 triệu VND với thời hạn 6 tháng.
Kết quả:
- Vendor bắt đầu triển khai đúng tiến độ, đảm bảo cam kết bảo mật.
- PM cập nhật Procurement Register và Risk Register (rủi ro giao hàng trễ được giảm).
- Lessons Learned: nên tổ chức Bidder Conference sớm hơn để tránh hiểu sai yêu cầu kỹ thuật.
Trong bản 8, process này là Manage Project Execution
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Executing · cùng đích với Direct and Manage Project Work
Bản 8 không còn process mua sắm riêng; việc chọn và ký nhà cung cấp nằm trong thực thi dự án, chi tiết ở Appendix X4 Procurement.
Định nghĩa bản 8: Dẫn dắt và thực hiện công việc theo bộ kế hoạch tích hợp, gồm cả quản lý nguồn lực và nhà cung cấp để tạo ra deliverable.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 9/10.