Process: Acquire Resources

Tiếng Việt · English version coming

🎯 Mục tiêu

Quy trình Acquire Resources nhằm đạt được (tuyển dụng, thuê, hoặc phân bổ) nhân sự, thiết bị, và vật tư cần thiết để thực hiện dự án theo kế hoạch đã đề ra trong Resource Management Plan.

➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo các nguồn lực phù hợp, sẵn sàng, và được phân bổ đúng thời điểm để dự án khởi động và vận hành hiệu quả.

🪜 Các bước thực hiện

1. Rà soát kế hoạch nguồn lực
   • Xem lại Resource Management Plan, RBS và Resource Requirements để biết loại và số lượng cần thiết.
2. Tuyển dụng hoặc phân bổ nguồn lực nhân sự
   • Làm việc với HR hoặc nhà thầu để tuyển, điều chuyển hoặc thuê ngoài nhân sự phù hợp.
3. Cung cấp thiết bị và vật tư cần thiết
   • Đặt mua hoặc thuê thiết bị, phần mềm, giấy phép, hoặc công cụ làm việc cần thiết cho dự án.
4. Thương lượng và ký kết hợp đồng
   • Thỏa thuận điều kiện làm việc, thời gian cam kết và mức chi phí (nếu là thuê ngoài hoặc vendor).
5. Xác nhận sẵn sàng và onboard nguồn lực
   • Đào tạo định hướng, giới thiệu quy trình, vai trò, trách nhiệm cho các thành viên mới.

📥 Inputs

Nhóm đầu vào

Giải thích

Resource Management Plan

Cung cấp chiến lược và quy trình phân bổ nguồn lực.

Procurement Management Plan

Hướng dẫn việc mua sắm hoặc thuê ngoài nguồn lực.

Cost Baseline

Giới hạn ngân sách cho việc tuyển dụng hoặc thuê thiết bị.

Project Schedule

Xác định thời điểm cần tài nguyên.

EEF & OPA

Chính sách nhân sự, hướng dẫn tuyển dụng, và biểu mẫu hợp đồng.

🛠️ Tools & Techniques

Công cụ & kỹ thuật

Mô tả ngắn

Decision Making

Dùng kỹ thuật như Multi-Criteria Decision Analysis để chọn ứng viên hoặc nhà cung cấp phù hợp.

Negotiation

Thương lượng về lương, điều kiện làm việc, và phân bổ tài nguyên với stakeholders.

Pre-Assignment

Một số nguồn lực được chỉ định sẵn trước khi dự án bắt đầu (VD: nhân viên chủ chốt).

Virtual Teams

Sử dụng nguồn lực từ xa để giảm chi phí hoặc tăng linh hoạt.

PMIS

Dùng phần mềm như Jira, MS Project, hoặc HRM tool để theo dõi phân bổ nguồn lực.

📤 Outputs

Đầu ra

Giải thích

Physical Resource Assignments

Danh sách tài nguyên vật lý (thiết bị, công cụ) đã được phân bổ.

Project Team Assignments

Danh sách thành viên được chỉ định cho dự án.

Resource Calendars

Cập nhật thời gian sẵn sàng của nguồn lực.

Change Requests

Đề xuất khi không đủ nguồn lực hoặc cần điều chỉnh phân bổ.

Project Management Plan Updates

Cập nhật Resource Management Plan, Cost Baseline nếu thay đổi.

Project Document Updates

Cập nhật Lessons Learned, Risk Register, Team Roster.

💡 Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

• Thực hiện:
  PM rà soát kế hoạch nhân sự:
  • Cần 2 Developer, 1 Tester, 1 Business Analyst và 1 HR Trainer.
  • Làm việc với phòng HR để tuyển 1 QA nội bộ và thuê 2 Developer outsource trong 3 tháng.
• Kết quả:
  • Nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng hỗ trợ triển khai và cung cấp license trong 6 tháng.
  • Thiết bị laptop và máy chủ test được cấp phát từ bộ phận IT.
  • Tạo Resource Calendar xác định lịch làm việc của từng nhân sự.
  • Cập nhật Project Team Assignments trong PMIS (Jira).
• Tác động:
  Nhờ phân bổ hợp lý, dự án bắt đầu đúng tiến độ, tránh tình trạng chờ đợi nguồn lực.
  Team onboarding nhanh chóng, giúp giai đoạn phát triển diễn ra suôn sẻ.

📎 Gợi ý thêm

👉 Bạn có thể tải template Resource Assignment Matrix, Team Onboarding Checklist, và Resource Calendar Sheet tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/