Process: Manage Team
Mục tiêu
Quy trình Manage Team nhằm theo dõi hiệu suất, hỗ trợ phát triển cá nhân và giải quyết xung đột trong nhóm dự án, đảm bảo các thành viên làm việc hiệu quả, gắn kết và hướng đến mục tiêu chung.
➡️ Mục tiêu chính là duy trì hiệu suất ổn định, tăng động lực làm việc, và xử lý kịp thời các vấn đề nhân sự phát sinh.
Các bước thực hiện
- Theo dõi hiệu suất và tiến độ công việc
- Sử dụng báo cáo tiến độ, feedback 360°, và công cụ quản lý dự án để đánh giá hiệu quả của từng thành viên.
- Cung cấp phản hồi và coaching
- Đưa ra phản hồi mang tính xây dựng (constructive feedback) giúp cá nhân cải thiện kỹ năng và hiệu quả làm việc.
- Giải quyết xung đột và vấn đề nội bộ
- Áp dụng kỹ năng Conflict Resolution để đảm bảo môi trường làm việc tích cực, giảm căng thẳng trong nhóm.
- Công nhận và khen thưởng thành tích
- Ghi nhận đóng góp cá nhân hoặc tập thể, khuyến khích tinh thần làm việc nhóm.
- Điều chỉnh và cập nhật kế hoạch nhân sự nếu cần
- Đề xuất thay đổi nhân sự, phân công lại vai trò hoặc bổ sung nguồn lực khi có biến động.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance reports | Báo cáo hiệu suất tổng hợp gửi các bên liên quan để ra quyết định. |
| 4 | Team performance assessments | Đánh giá hiệu quả của nhóm sau các hoạt động phát triển đội ngũ. |
| 5 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 6 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 2 | Project management information system | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 2 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 3 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 4 | Enterprise environmental factors updates | Cập nhật EEF sau process, ví dụ hồ sơ năng lực nhân sự hay dữ liệu thị trường mới. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Tình huống:
Trong quá trình phát triển, một Developer thường xuyên trễ deadline do thiếu kinh nghiệm với framework mới. QA cũng phản ánh giao tiếp chưa hiệu quả. - Hành động:
PM tổ chức 1:1 coaching session, xác định nguyên nhân là do chưa quen quy trình CI/CD.- Bố trí 1 buổi training nội bộ.
- Điều chỉnh workload tạm thời và bổ sung tài liệu hướng dẫn.
- Ghi nhận nỗ lực cải thiện của Developer trong tuần tiếp theo.
- Kết quả:
- Tỷ lệ hoàn thành task đúng hạn tăng từ 70% → 95%.
- Mức độ hài lòng nội bộ nhóm QA tăng rõ rệt.
- Lessons Learned được cập nhật, khuyến nghị bổ sung onboarding kỹ thuật sớm cho dự án sau.
Trong bản 8, process này là Lead the Team
Performance domain Resources (Nguồn lực) · Focus Area Executing · cùng đích với Develop Team
Bản 8 gộp Develop Team và Manage Team thành một process.
Định nghĩa bản 8: Dẫn dắt, phát triển và quản lý nhóm để nâng cao hiệu suất và đạt mục tiêu dự án.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Executing
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 6/10.