Historical Information Review (Rà soát dữ liệu lịch sử)

Historical Information Review là kỹ thuật thuộc nhóm Ungrouped Tools and Techniques trong PMBOK® 6, xuất hiện ở Determine Budget: rà soát dữ liệu từ các dự án trước (chi phí thực tế, thời lượng, năng suất, lỗi) để làm căn cứ cho ước lượng và ngân sách của dự án hiện tại. Đây cũng là nền cho Analogous Estimating và Parametric Estimating.

Mục tiêu

• Thay ước lượng cảm tính bằng số liệu đã xảy ra thật.
• Phát hiện mẫu lặp lại: hạng mục nào hay vượt chi, giai đoạn nào hay trễ.
• Xây dựng dần cơ sở dữ liệu ước lượng cho tổ chức (một dạng OPA).

Cách thực hiện

1. Chọn dự án tương đồng: cùng loại công việc, quy mô và bối cảnh gần nhau. Dự án khác bản chất cho số liệu gây nhiễu.
2. Thu số liệu thô: kế hoạch so với thực tế cho chi phí, thời gian, nguồn lực; lấy từ PMIS, báo cáo đóng dự án, Lessons Learned Register.
3. Chuẩn hóa: quy về cùng đơn vị và cùng thời điểm giá (lạm phát, thay đổi đơn giá nhân công).
4. Rút hệ số: ví dụ chi phí tích hợp trung bình mỗi điểm kết nối, tỷ lệ vượt chi trung bình theo loại hạng mục.
5. Áp dụng có điều chỉnh: nêu rõ điểm khác biệt của dự án hiện tại và điều chỉnh hệ số, ghi giả định vào Basis of Estimates.

Ví dụ thực tế

Khi lập ngân sách cho việc kết nối thêm một nền tảng giao hàng, Project Manager rà lại ba lần tích hợp trước: chi phí kế hoạch trung bình 320 triệu, thực tế trung bình 410 triệu, phần vượt chủ yếu ở giai đoạn kiểm thử với đối tác vì lịch phụ thuộc bên ngoài. Từ đó ngân sách mới được lập ở mức 400 triệu cộng contingency reserve 15% riêng cho giai đoạn kiểm thử, thay vì dùng con số 320 triệu như đề xuất ban đầu. Sponsor duyệt nhanh vì có số liệu ba dự án làm chứng.

Lưu ý khi sử dụng

• Dữ liệu cũ chỉ tốt khi dự án cũ được ghi chép tử tế. Nếu tổ chức chưa có, bắt đầu ghi từ dự án này.
• Cảnh giác với thiên kiến sống sót: dự án thất bại thường không có báo cáo đóng, làm số liệu trung bình đẹp hơn thực tế.
• Kết hợp với Reserve Analysis để chuyển mức vượt chi lịch sử thành dự phòng có căn cứ.