ProcessPlanningCost Knowledge AreaTiếng Việt

Process: Determine Budget

Mục tiêu

Quy trình Determine Budget nhằm tổng hợp tất cả các ước lượng chi phí (Cost Estimates) của các hoạt động hoặc work packages để thiết lập Cost Baseline – đường cơ sở chi phí chính thức của dự án.

Cost Baseline là cơ sở để đo lường, kiểm soát và báo cáo hiệu suất chi phí (Cost Performance) trong suốt vòng đời dự án.

➡️ Mục tiêu chính là xác định ngân sách tổng thể, thời gian phân bổ và nguồn tài trợ nhằm đảm bảo dự án có thể triển khai trong phạm vi tài chính được phê duyệt.

Các bước thực hiện

Tổng hợp chi phí từ các work packages
- Sử dụng dữ liệu từ Estimate Costs để cộng dồn chi phí theo cấu trúc WBS.
Xem xét mối quan hệ giữa tiến độ và chi phí
- Liên kết lịch trình (Schedule) với chi phí để xác định thời gian chi tiêu (time-phased budget).
Thêm dự phòng chi phí (Contingency Reserve và Management Reserve)
- Contingency Reserve: cho rủi ro đã biết.
- Management Reserve: cho rủi ro chưa biết (unknown-unknowns).
Xác định nguồn tài trợ (Funding Requirements)
- Làm rõ dòng tiền theo giai đoạn: theo tháng, quý hoặc milestone.
Trình duyệt và phê duyệt Cost Baseline
- Trình Sponsor hoặc CCB phê duyệt. Sau khi phê duyệt, Baseline trở thành chuẩn để kiểm soát chi phí.

Inputs

#	Mục	Giải thích
1	Project management plan Cost management plan Resource management plan Scope baseline	Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline.
2	Project documents Basis of estimates Cost estimates Project schedule Risk register	Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register.
3	Business documents Business case Benefits management plan	Business case và benefits management plan, nêu lý do đầu tư và giá trị dự án mang lại.
4	Agreements	Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp.
5	Enterprise environmental factors	Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường.
6	Organizational process assets	Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ.

Tools & Techniques

#	Mục	Giải thích
1	Expert judgment	Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án.
2	Cost aggregation	Cộng dồn chi phí ước lượng của từng hoạt động hoặc gói công việc để xác định ngân sách tổng thể.
3	Data analysis Reserve analysis	Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo.
4	Historical information review	Rà soát dữ liệu dự án cũ để rút bài học và cải thiện ước lượng.
5	Funding limit reconciliation	Cân đối kế hoạch chi tiêu để đảm bảo không vượt quá giới hạn tài chính được phân bổ.
6	Financing	Huy động và quản lý nguồn vốn cần thiết để thực hiện dự án.

Outputs

#	Mục	Giải thích
1	Cost baseline	Ngân sách theo thời gian đã phê duyệt, không gồm management reserve, dùng để đo hiệu suất chi phí.
2	Project funding requirements	Nhu cầu vốn theo kỳ, suy ra từ cost baseline cộng management reserve.
3	Project documents updates Cost estimates Project schedule Risk register	Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này.

ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.

Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

Thực hiện:
PM tổng hợp chi phí từ các work packages (dữ liệu từ quy trình Estimate Costs):

Hạng mục	Chi phí (VND)
System Design	40,000,000
Development	80,000,000
Testing & Training	30,000,000
Deployment & Support	20,000,000
Contingency Reserve (10%)	17,000,000
Tổng chi phí trực tiếp	187,000,000
Management Reserve (5%)	9,350,000
Tổng ngân sách dự án (Cost Baseline)	196,350,000

Kết quả:
PM xác định Funding Requirement phân bổ theo tháng:

Tháng 1–2: 40% (Design + Development)
Tháng 3–4: 35% (Testing + Training)
Tháng 5–6: 25% (Deployment + Support)

Sau khi Sponsor phê duyệt, Cost Baseline được ban hành và dùng để theo dõi chi phí trong quy trình Control Costs.

PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8

Trong bản 8, process này là Develop Budget

Performance domain Finance (Tài chính) · Focus Area Planning

Đổi tên.

Định nghĩa bản 8: Gộp chi phí ước lượng của các hoạt động hoặc work package thành cost baseline được phê duyệt.

Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →

← Estimate Costs Plan Quality Management →

Cùng nhóm Planning

Xem trên bản đồ PMP

Trình tự trong process group này, bạn đang ở mục 13/24.

Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.