Process: Plan Communications Management
Mục tiêu
Quy trình Plan Communications Management nhằm xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan và lên kế hoạch về cách thức, tần suất, định dạng, và kênh truyền thông để đảm bảo thông tin được truyền đạt đúng người, đúng lúc, đúng nội dung.
➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo mọi bên liên quan nhận được thông tin họ cần để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.
Các bước thực hiện
- Xác định nhu cầu thông tin của các bên liên quan
- Dựa trên Stakeholder Register để hiểu ai cần thông tin gì, mức độ chi tiết ra sao.
- Xác định kênh và phương thức truyền thông phù hợp
- Ví dụ: Email, họp trực tiếp, báo cáo định kỳ, Slack, Teams, hoặc dashboard trực tuyến.
- Lên kế hoạch tần suất và định dạng truyền thông
- Đặt lịch gửi báo cáo hàng tuần, họp review hàng tháng, hoặc thông báo milestone quan trọng.
- Xác định trách nhiệm truyền đạt và nhận thông tin
- Ai chịu trách nhiệm tạo nội dung, phê duyệt và gửi thông tin (ví dụ: PM, Sponsor, QA Lead,…).
- Tạo Communication Matrix và phê duyệt kế hoạch
- Ghi rõ kênh, tần suất, định dạng, người gửi/nhận, và mục tiêu của từng loại thông tin.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 3 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 4 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Communication requirements analysis | Xác định nhu cầu, tần suất và định dạng thông tin cần chia sẻ giữa các stakeholder. |
| 3 | Communication technology | Sử dụng công cụ như email, chat, video conference, phần mềm quản lý dự án để truyền đạt thông tin hiệu quả. |
| 4 | Communication models | Mô tả cách thông tin di chuyển qua các thành phần: người gửi – kênh truyền – người nhận – phản hồi, giúp đảm bảo hiểu đúng thông điệp. |
| 5 | Communication methods | Cách thức trao đổi thông tin giữa các bên, gồm Interactive (trực tiếp), Push (gửi đi), và Pull (tự truy cập). |
| 6 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 7 | Data representation | Nhóm kỹ thuật trình bày dữ liệu bằng sơ đồ, ma trận, biểu đồ để dễ hiểu. |
| 8 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Communications management plan | Kế hoạch ai cần thông tin gì, khi nào, qua kênh nào và ai chịu trách nhiệm cung cấp. |
| 2 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 3 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
PM xác định nhu cầu thông tin như sau:
| Stakeholder | Loại thông tin | Kênh | Tần suất | Người gửi |
| Sponsor | Báo cáo tiến độ tổng thể | Email + Meeting | 2 tuần/lần | PM |
| Developer | Task updates, bug tracking | Jira + Slack | Hàng ngày | PM + Tech Lead |
| HR Dept | Báo cáo tình trạng triển khai | Google Sheet | Hàng tuần | QA Lead |
| IT Dept | Cấu hình hệ thống & bảo mật | Email + Teams | Khi có thay đổi | System Admin |
Kết quả:
- Tạo Communication Matrix và Communications Management Plan được Sponsor phê duyệt.
- Giảm 40% email trùng lặp, thông tin rõ ràng và được cập nhật kịp thời.
- Team hiểu rõ quy trình chia sẻ thông tin, giảm hiểu lầm và tăng tốc độ phản hồi.
Trong bản 8, process này là Plan Communications Management
Performance domain Stakeholders (Các bên liên quan) · Focus Area Planning
Giữ tên, chuyển từ Communications Knowledge Area sang domain Stakeholders.
Định nghĩa bản 8: Lập kế hoạch cách giao tiếp với stakeholder trong và ngoài nhóm dự án.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Planning
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 17/24.
- 13Determine Budget
- 14Plan Quality Management
- 15Plan Resource Management
- 16Estimate Activity Resources
- 17Plan Communications Management
- 18Plan Risk Management
- 19Identify Risks
- 20Perform Qualitative Risk Analysis
- 21Perform Quantitative Risk Analysis
- 22Plan Risk Responses
Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.