Process: Plan Cost Management
Mục tiêu
Quy trình Plan Cost Management nhằm xác định cách thức lập kế hoạch, ước lượng, ngân sách và kiểm soát chi phí cho dự án.
Kết quả là Cost Management Plan, mô tả các phương pháp, đơn vị đo lường, công cụ, ngưỡng sai lệch và quy trình phê duyệt chi phí trong suốt vòng đời dự án.
➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo quản lý chi phí có hệ thống, minh bạch, và phù hợp với mục tiêu tài chính của dự án.
Các bước thực hiện
- Xác định phương pháp và tiêu chuẩn đo lường chi phí
- Xác định đơn vị tiền tệ (VND, USD,…), phương pháp làm tròn và chuẩn báo cáo chi phí.
- Quy định quy trình ước lượng và lập ngân sách
- Nêu rõ cách ước lượng chi phí (Bottom-up, Analogous, Parametric,…).
- Xác định quy trình tổng hợp chi phí thành Cost Baseline.
- Thiết lập phương pháp kiểm soát chi phí
- Đặt ngưỡng sai lệch cho phép (±10%), cách xử lý khi vượt ngưỡng.
- Mô tả quy trình phê duyệt thay đổi ngân sách qua CCB.
- Xác định công cụ, báo cáo và tần suất theo dõi chi phí
- Ví dụ: dùng Excel, Xero, hoặc hệ thống ERP để ghi nhận chi phí; báo cáo chi phí hàng tháng.
- Soạn thảo và phê duyệt Cost Management Plan
- Trình Sponsor hoặc PMO xem xét, phê duyệt làm hướng dẫn chính thức cho nhóm tài chính và quản lý dự án.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 3 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 4 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 3 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Cost management plan | Thành phần của project management plan quy định cách ước lượng, lập ngân sách và kiểm soát chi phí. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
Project Manager phối hợp với phòng Tài chính xây dựng Cost Management Plan bao gồm:- Đơn vị tiền tệ: VND.
- Phương pháp ước lượng: Bottom-up Estimation (tính chi phí chi tiết theo từng module).
- Ngưỡng sai lệch cho phép: ±10% so với ngân sách.
- Báo cáo chi phí: cập nhật hàng tháng bằng Xero.
- Cơ chế phê duyệt: mọi điều chỉnh >5% cần Sponsor phê duyệt qua Change Request.
- Kết quả:
Sponsor phê duyệt Cost Management Plan, trở thành cơ sở cho các bước tiếp theo: Estimate Costs, Determine Budget, và Control Costs.
Trong bản 8, process này là Plan Financial Management
Performance domain Finance (Tài chính) · Focus Area Planning
Mở rộng từ chi phí sang tài chính: thêm doanh thu, dòng tiền, nguồn vốn. Domain Finance là domain mới của bản 8.
Định nghĩa bản 8: Xác định cách ước lượng, lập ngân sách, quản lý, giám sát và kiểm soát doanh thu và chi phí của dự án.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Planning
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 11/24.
- 7Define Activities
- 8Sequence Activities
- 9Estimate Activity Durations
- 10Develop Schedule
- 11Plan Cost Management
- 12Estimate Costs
- 13Determine Budget
- 14Plan Quality Management
- 15Plan Resource Management
- 16Estimate Activity Resources
Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.