ProcessPlanningTime Knowledge AreaTiếng Việt

Process: Define Activities

Mục tiêu

Quy trình Define Activities nhằm xác định các hoạt động cụ thể cần thực hiện để tạo ra các deliverables của dự án.

Mục tiêu chính là chuyển đổi từng work package trong WBS thành danh sách chi tiết các project activities, giúp việc lập kế hoạch tiến độ, chi phí và nguồn lực trở nên khả thi.

➡️ Kết quả của quy trình là Activity List, Activity Attributes, và Milestone List – những nền tảng để phát triển Project Schedule.

Các bước thực hiện

Xem lại đầu vào từ WBS
- Lấy từng work package trong WBS làm cơ sở để xác định các hoạt động cụ thể cần hoàn thành.
Phân rã (Decomposition)
- Chia nhỏ các work packages thành các hoạt động có thể ước lượng thời gian, chi phí và tài nguyên.
Xác định mối quan hệ logic giữa các hoạt động
- Ghi chú các dependencies sơ bộ (hoạt động nào cần hoàn thành trước/sau).
Xác định milestone và điểm kiểm soát
- Liệt kê các key milestones để đánh giá tiến độ theo giai đoạn hoặc deliverable.
Tạo và xác minh danh sách hoạt động
- Tổng hợp thành Activity List và Activity Attributes.
- Review cùng với team để đảm bảo đầy đủ và khả thi.

Inputs

#	Mục	Giải thích
1	Project management plan Schedule management plan Scope baseline	Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline.
2	Enterprise environmental factors	Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường.
3	Organizational process assets	Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ.

Tools & Techniques

#	Mục	Giải thích
1	Expert judgment	Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án.
2	Decomposition	Chia nhỏ phạm vi hoặc hoạt động dự án thành các thành phần dễ quản lý hơn, như trong WBS hoặc Activity List.
3	Rolling wave planning	Lập kế hoạch chi tiết cho giai đoạn gần, còn giai đoạn xa chỉ mô tả tổng quan cho đến khi có thêm thông tin.
4	Meetings	Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án.

Outputs

#	Mục	Giải thích
1	Activity list	Danh sách đầy đủ các hoạt động cần làm để hoàn thành các work package.
2	Activity attributes	Thuộc tính chi tiết của từng hoạt động: mã, mô tả, tiền nhiệm, hậu nhiệm, ràng buộc, người phụ trách.
3	Milestone list	Danh sách các mốc quan trọng, ghi rõ mốc bắt buộc hay tùy chọn.
4	Change requests	Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi.
5	Project management plan updates Schedule baseline Cost baseline	Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt.

ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.

Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

Thực hiện:
Từ WBS, Project Manager xác định các work packages và phân rã thành các hoạt động cụ thể:
- Work Package: System Development
  → Activities: Thiết kế cơ sở dữ liệu, phát triển backend, phát triển frontend, tích hợp API, kiểm thử module.
- Work Package: User Training
  → Activities: Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, tổ chức buổi training, thu phản hồi người dùng.
Kết quả:
PM tạo Activity List gồm 42 hoạt động, kèm Milestone List với các mốc chính: Design Completed, UAT Started, Go-Live.
Danh sách này trở thành đầu vào cho quy trình Sequence Activities.

PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8

Trong bản 8, process này là Develop Schedule

Performance domain Schedule (Tiến độ) · Focus Area Planning · cùng đích với Sequence Activities, Estimate Activity Durations, Develop Schedule

Bản 8 gộp 4 process (Define Activities, Sequence Activities, Estimate Activity Durations, Develop Schedule) thành một.

Định nghĩa bản 8: Phân tích trình tự, thời lượng, nhu cầu nguồn lực và ràng buộc để tạo mô hình lịch trình.

Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →

← Plan Schedule Management Sequence Activities →

Cùng nhóm Planning

Xem trên bản đồ PMP

Trình tự trong process group này, bạn đang ở mục 7/24.

Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.