Process: Define Activities

Tiếng Việt · English version coming

🎯 Mục tiêu

Quy trình Define Activities nhằm xác định các hoạt động cụ thể cần thực hiện để tạo ra các deliverables của dự án.

Mục tiêu chính là chuyển đổi từng work package trong WBS thành danh sách chi tiết các project activities, giúp việc lập kế hoạch tiến độ, chi phí và nguồn lực trở nên khả thi.

➡️ Kết quả của quy trình là Activity List, Activity Attributes, và Milestone List – những nền tảng để phát triển Project Schedule.

🪜 Các bước thực hiện

1. Xem lại đầu vào từ WBS
   • Lấy từng work package trong WBS làm cơ sở để xác định các hoạt động cụ thể cần hoàn thành.
2. Phân rã (Decomposition)
   • Chia nhỏ các work packages thành các hoạt động có thể ước lượng thời gian, chi phí và tài nguyên.
3. Xác định mối quan hệ logic giữa các hoạt động
   • Ghi chú các dependencies sơ bộ (hoạt động nào cần hoàn thành trước/sau).
4. Xác định milestone và điểm kiểm soát
   • Liệt kê các key milestones để đánh giá tiến độ theo giai đoạn hoặc deliverable.
5. Tạo và xác minh danh sách hoạt động
   • Tổng hợp thành Activity List và Activity Attributes.
   • Review cùng với team để đảm bảo đầy đủ và khả thi.

📥 Inputs

Nhóm đầu vào

Giải thích

Schedule Management Plan

Hướng dẫn cách xác định và quản lý hoạt động.

Scope Baseline

Bao gồm Project Scope Statement, WBS, và WBS Dictionary.

EEF & OPA

Chính sách tổ chức, hướng dẫn lập lịch, mẫu biểu chuẩn.

🛠️ Tools & Techniques

Công cụ & kỹ thuật

Mô tả ngắn

Decomposition

Kỹ thuật chính để chia nhỏ work packages thành các hoạt động cụ thể.

Rolling Wave Planning

Lập kế hoạch chi tiết cho giai đoạn gần, và khái quát cho giai đoạn xa.

Expert Judgment

Tham khảo chuyên gia kỹ thuật hoặc thành viên có kinh nghiệm.

Meetings / Workshops

Thảo luận nhóm để xác định danh sách hoạt động và milestone.

📤 Outputs

Đầu ra

Giải thích

Activity List

Danh sách tất cả các hoạt động cần thiết trong dự án.

Activity Attributes

Thông tin chi tiết cho từng hoạt động: mã, mô tả, người phụ trách, ràng buộc, phụ thuộc.

Milestone List

Danh sách các mốc quan trọng giúp theo dõi tiến độ dự án.

Change Requests

Phát sinh nếu cần điều chỉnh lại WBS hoặc Scope Baseline.

Project Management Plan Updates

Cập nhật Schedule Baseline hoặc các kế hoạch liên quan.

💡 Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

• Thực hiện:
  Từ WBS, Project Manager xác định các work packages và phân rã thành các hoạt động cụ thể:
  • Work Package: System Development
    → Activities: Thiết kế cơ sở dữ liệu, phát triển backend, phát triển frontend, tích hợp API, kiểm thử module.
  • Work Package: User Training
    → Activities: Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn, tổ chức buổi training, thu phản hồi người dùng.
• Kết quả:
  PM tạo Activity List gồm 42 hoạt động, kèm Milestone List với các mốc chính: Design Completed, UAT Started, Go-Live.
  Danh sách này trở thành đầu vào cho quy trình Sequence Activities.

📎 Gợi ý thêm

👉 Bạn có thể tải template Activity List, Activity Attributes Table, và Milestone List tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/