Process: Create WBS (Work Breakdown Structure)
Mục tiêu
Quy trình Create WBS nhằm chia nhỏ phạm vi dự án (Project Scope) thành các phần công việc nhỏ hơn, dễ quản lý, gọi là work packages.
Kết quả là Scope Baseline, bao gồm:
- Project Scope Statement,
- WBS (Work Breakdown Structure), và
- WBS Dictionary (mô tả chi tiết từng phần công việc).
➡️ Mục tiêu chính là giúp Project Manager (PM) và team có cấu trúc rõ ràng để lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, và theo dõi tiến độ hiệu quả.
Các bước thực hiện
- Thu thập đầu vào
- Sử dụng Project Scope Statement, Requirements Documentation, và Organizational Process Assets (OPA).
- Phân rã (Decomposition)
- Chia nhỏ các deliverables và công việc dự án thành các work packages có thể ước lượng chi phí, thời gian, và phân công.
- Mức phân rã thường đến khi một work package có thể được thực hiện bởi một người hoặc một nhóm nhỏ.
- Xây dựng cấu trúc WBS
- Tổ chức các work packages theo cấu trúc phân cấp dạng tree diagram hoặc outline format.
- Mỗi thành phần có một WBS code (ví dụ: 1.1.2) để dễ theo dõi.
- Tạo WBS Dictionary
- Ghi mô tả chi tiết cho từng work package: phạm vi, người phụ trách, chi phí ước tính, tiêu chí hoàn thành.
- Xem xét và phê duyệt Scope Baseline
- Trình Sponsor hoặc CCB duyệt Scope Baseline – tài liệu chính thức làm cơ sở cho việc quản lý phạm vi.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 4 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Decomposition | Chia nhỏ phạm vi hoặc hoạt động dự án thành các thành phần dễ quản lý hơn, như trong WBS hoặc Activity List. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Scope baseline | Bộ ba đã phê duyệt: project scope statement, WBS và WBS dictionary. |
| 2 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
Project Manager và team phân rã dự án thành 4 deliverables chính:
1️⃣ System Design
2️⃣ System Development
3️⃣ Testing & Training
4️⃣ Deployment & Support
Mỗi deliverable tiếp tục được chia nhỏ:- System Development → Frontend, Backend, Integration.
- Testing & Training → Test Plan, UAT, User Training.
- Kết quả:
PM tạo WBS Diagram thể hiện cấu trúc phân rã, kèm WBS Dictionary mô tả chi tiết từng gói công việc.
Sau khi Sponsor phê duyệt, Scope Baseline được thiết lập – là nền tảng cho việc lập kế hoạch tiến độ và chi phí.
Trong bản 8, process này là Develop Scope Structure
Performance domain Scope (Phạm vi (gồm cả chất lượng)) · Focus Area Planning
Đổi tên để bao cả WBS lẫn các cách chia nhỏ khác (backlog, feature tree).
Định nghĩa bản 8: Chia nhỏ deliverable và công việc dự án thành các thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Planning
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 5/24.
- 1Develop Project Management Plan
- 2Plan Scope Management
- 3Collect Requirements
- 4Define Scope
- 5Create WBS
- 6Plan Schedule Management
- 7Define Activities
- 8Sequence Activities
- 9Estimate Activity Durations
- 10Develop Schedule
Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.