Process: Define Scope
Mục tiêu
Quy trình Define Scope nhằm phát triển mô tả chi tiết về phạm vi dự án và sản phẩm, xác định những gì nằm trong phạm vi và những gì không nằm trong phạm vi.
Kết quả là Project Scope Statement – một tài liệu nền tảng giúp nhóm dự án, Sponsor và stakeholders có hiểu biết thống nhất về ranh giới dự án.
➡️ Mục tiêu chính: xác định phạm vi dự án rõ ràng, có thể đo lường, kiểm chứng và kiểm soát.
Các bước thực hiện
- Xem lại thông tin đầu vào
- Sử dụng kết quả từ Collect Requirements, Project Charter, và Scope Management Plan.
- Xác định phạm vi sản phẩm (Product Scope)
- Mô tả đặc tính, chức năng, hoặc dịch vụ mà sản phẩm cung cấp.
- Xác định phạm vi dự án (Project Scope)
- Liệt kê tất cả các công việc cần thiết để tạo ra sản phẩm (deliverables), bao gồm cả các hạng mục loại trừ (exclusions).
- Xác định tiêu chí chấp nhận (Acceptance Criteria)
- Đưa ra tiêu chuẩn cụ thể để xác định khi nào deliverable được coi là hoàn thành.
- Xây dựng Project Scope Statement
- Tổng hợp toàn bộ nội dung trên thành tài liệu chính thức.
- Gửi Sponsor và stakeholders xem xét, phê duyệt.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 3 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 4 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 3 | Decision making | Nhóm kỹ thuật chọn phương án giữa nhiều lựa chọn. |
| 4 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 5 | Product analysis | Xác định đặc tính và yêu cầu của sản phẩm để mô tả rõ phạm vi dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project scope statement | Mô tả phạm vi sản phẩm, deliverable, tiêu chí nghiệm thu và những gì nằm ngoài phạm vi. |
| 2 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
Sau khi hoàn tất thu thập yêu cầu, Project Manager cùng team xác định Project Scope:- In-scope: Xây dựng hệ thống quản lý hồ sơ, chấm công, tính lương, đào tạo nhân viên.
- Out-of-scope: Tích hợp với phần mềm kế toán (kế hoạch tương lai).
- Deliverables: HRM system hoàn chỉnh, hướng dẫn sử dụng, và đào tạo người dùng.
- Acceptance Criteria: HR Director xác nhận sau khi hệ thống vận hành ổn định trong 2 tuần.
- Kết quả:
PM soạn Project Scope Statement và trình Sponsor phê duyệt, đảm bảo mọi bên liên quan có cùng nhận thức rõ ràng về ranh giới dự án.
Trong bản 8, process này là Define Scope
Performance domain Scope (Phạm vi (gồm cả chất lượng)) · Focus Area Planning
Giữ nguyên.
Định nghĩa bản 8: Xây dựng mô tả chi tiết hoặc cấp cao về dự án và sản phẩm.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Planning
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 4/24.
- 1Develop Project Management Plan
- 2Plan Scope Management
- 3Collect Requirements
- 4Define Scope
- 5Create WBS
- 6Plan Schedule Management
- 7Define Activities
- 8Sequence Activities
- 9Estimate Activity Durations
- 10Develop Schedule
Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.