Process: Collect Requirements
Mục tiêu
Quy trình Collect Requirements nhằm xác định và ghi nhận nhu cầu, mong đợi của stakeholders để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ cuối cùng đáp ứng đúng yêu cầu đã được phê duyệt.
Kết quả của quy trình này là Requirements Documentation và Requirements Traceability Matrix (RTM) – giúp theo dõi yêu cầu xuyên suốt vòng đời dự án.
➡️ Mục tiêu chính: chuyển đổi nhu cầu của stakeholders thành các yêu cầu cụ thể, đo lường được, và có thể kiểm chứng.
Các bước thực hiện
- Xác định đối tượng cung cấp yêu cầu
- Liệt kê key stakeholders: khách hàng, người dùng cuối, Sponsor, các phòng ban liên quan.
- Chọn phương pháp thu thập yêu cầu
- Tùy loại dự án (Agile, Predictive, Hybrid) để chọn công cụ phù hợp: interview, survey, workshop, focus group,…
- Thu thập và ghi nhận yêu cầu
- Ghi lại yêu cầu ở dạng rõ ràng, định lượng được (measurable).
- Xác định tiêu chí chấp nhận (acceptance criteria).
- Phân loại và phân tích yêu cầu
- Nhóm theo loại: functional, non-functional, business, regulatory, technical.
- Loại bỏ trùng lặp và xung đột giữa các yêu cầu.
- Xây dựng tài liệu yêu cầu
- Tổng hợp thành Requirements Documentation và Requirements Traceability Matrix (RTM).
- Gửi Stakeholders review và xác nhận.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 3 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 4 | Business documents
| Business case và benefits management plan, nêu lý do đầu tư và giá trị dự án mang lại. |
| 5 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 6 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 7 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data gathering | Nhóm kỹ thuật thu thập dữ liệu và ý kiến từ nhiều nguồn. |
| 3 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 4 | Decision making | Nhóm kỹ thuật chọn phương án giữa nhiều lựa chọn. |
| 5 | Data representation | Nhóm kỹ thuật trình bày dữ liệu bằng sơ đồ, ma trận, biểu đồ để dễ hiểu. |
| 6 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 7 | Context diagram | Biểu đồ thể hiện phạm vi hệ thống, các đối tượng tương tác bên ngoài và luồng thông tin giữa chúng. |
| 8 | Prototypes | Tạo bản mẫu thử của sản phẩm để kiểm chứng yêu cầu và thu thập phản hồi trước khi phát triển chính thức. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Requirements documentation | Tài liệu mô tả từng yêu cầu đáp ứng nhu cầu kinh doanh như thế nào. |
| 2 | Requirements traceability matrix | Ma trận nối mỗi yêu cầu với nguồn gốc, deliverable và test case tương ứng. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
Project Manager và Business Analyst tổ chức workshop với HR Director, Finance Manager và key users để thu thập yêu cầu:- Functional Requirements: Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, báo cáo KPI.
- Non-functional Requirements: Hệ thống hoạt động 24/7, thời gian phản hồi < 2 giây.
- Regulatory Requirements: Tuân thủ quy định bảo mật dữ liệu nhân sự.
Mỗi yêu cầu được ghi trong Requirements Documentation và gán mã ID riêng trong RTM để theo dõi.
- Kết quả:
Sau khi review và xác nhận với Sponsor, các yêu cầu được duyệt và trở thành đầu vào cho quá trình Define Scope.
Trong bản 8, process này là Elicit and Analyze Requirements
Performance domain Scope (Phạm vi (gồm cả chất lượng)) · Focus Area Planning
Đổi tên, nhấn mạnh cả khai thác lẫn phân tích yêu cầu.
Định nghĩa bản 8: Khai thác, ghi nhận và quản lý nhu cầu cùng yêu cầu của stakeholder để đạt mục tiêu dự án.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Planning
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 3/24.
- 1Develop Project Management Plan
- 2Plan Scope Management
- 3Collect Requirements
- 4Define Scope
- 5Create WBS
- 6Plan Schedule Management
- 7Define Activities
- 8Sequence Activities
- 9Estimate Activity Durations
- 10Develop Schedule
Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.