Process: Identify Stakeholders
Mục tiêu
Quy trình Identify Stakeholders nhằm xác định tất cả các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án, đồng thời ghi nhận thông tin chi tiết về họ để quản lý kỳ vọng và giao tiếp hiệu quả.
➡️ Mục tiêu chính là tạo Stakeholder Register, giúp Project Manager và nhóm dự án hiểu rõ ai là người có quyền lực, mức độ quan tâm và vai trò trong dự án.
Các bước thực hiện
- Thu thập thông tin về các bên liên quan tiềm năng
- Từ tài liệu dự án, tổ chức, hoặc đề xuất từ Sponsor và các bên quản lý.
- Phân loại các bên liên quan (Stakeholder Categorization)
- Dựa trên quyền lực (Power), ảnh hưởng (Influence), hoặc mức độ quan tâm (Interest).
- Phân tích mức độ ảnh hưởng và kỳ vọng
- Sử dụng công cụ như Power/Interest Grid để xác định chiến lược giao tiếp phù hợp.
- Tạo và cập nhật Stakeholder Register
- Ghi rõ tên, vai trò, mức độ ảnh hưởng, nhu cầu thông tin, và chiến lược quản lý từng stakeholder.
- Xem xét và phê duyệt danh sách stakeholders
- PM chia sẻ danh sách với Sponsor và team để đảm bảo không bỏ sót bên quan trọng.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Business documents
| Business case và benefits management plan, nêu lý do đầu tư và giá trị dự án mang lại. |
| 3 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 4 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 5 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 6 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 7 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data gathering | Nhóm kỹ thuật thu thập dữ liệu và ý kiến từ nhiều nguồn. |
| 3 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 4 | Data representation | Nhóm kỹ thuật trình bày dữ liệu bằng sơ đồ, ma trận, biểu đồ để dễ hiểu. |
| 5 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Stakeholder register | Danh sách các bên liên quan kèm thông tin định danh, đánh giá và phân loại. |
| 2 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 3 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 4 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
Thực hiện:
PM cùng Sponsor tổ chức buổi workshop để xác định các bên liên quan: T
| Tên | Vai trò | Mức ảnh hưởng | Mức quan tâm | Chiến lược |
| Giám đốc Nhân sự | Sponsor | Rất cao | Cao | Manage Closely |
| Trưởng phòng IT | Cố vấn kỹ thuật | Cao | Trung bình | Keep Satisfied |
| Trưởng phòng Tài chính | Người phê duyệt ngân sách | Cao | Cao | Manage Closely |
| Nhân viên HR | Người dùng cuối | Thấp | Cao | Keep Informed |
| Vendor phần mềm | Nhà cung cấp | Trung bình | Cao | Manage Closely |
Kết quả:
- Tạo Stakeholder Register với đầy đủ thông tin liên hệ và kế hoạch giao tiếp.
- PM cập nhật chiến lược “Manage Closely” cho Sponsor và Vendor vì đây là hai bên ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của dự án.
- Stakeholder Register được xem xét và phê duyệt trong buổi họp khởi động dự án.
Trong bản 8, process này là Identify Stakeholders
Performance domain Stakeholders (Các bên liên quan) · Focus Area Initiating
Giữ nguyên.
Định nghĩa bản 8: Nhận diện stakeholder định kỳ, phân tích và ghi nhận thông tin liên quan đến lợi ích, ảnh hưởng của họ.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Initiating
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 2/2.
- 1Develop Project Charter
- 2Identify Stakeholders