← PMP Knowledge Base

Process: Identify Stakeholders

Tiếng Việt · English version coming

🎯 Mục tiêu

Quy trình Identify Stakeholders nhằm xác định tất cả các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc bị ảnh hưởng bởi kết quả của dự án, đồng thời ghi nhận thông tin chi tiết về họ để quản lý kỳ vọng và giao tiếp hiệu quả.

➡️ Mục tiêu chính là tạo Stakeholder Register, giúp Project Manager và nhóm dự án hiểu rõ ai là người có quyền lực, mức độ quan tâm và vai trò trong dự án.

🪜 Các bước thực hiện

  1. Thu thập thông tin về các bên liên quan tiềm năng
    • Từ tài liệu dự án, tổ chức, hoặc đề xuất từ Sponsor và các bên quản lý.
  2. Phân loại các bên liên quan (Stakeholder Categorization)
    • Dựa trên quyền lực (Power), ảnh hưởng (Influence), hoặc mức độ quan tâm (Interest).
  3. Phân tích mức độ ảnh hưởng và kỳ vọng
    • Sử dụng công cụ như Power/Interest Grid để xác định chiến lược giao tiếp phù hợp.
  4. Tạo và cập nhật Stakeholder Register
    • Ghi rõ tên, vai trò, mức độ ảnh hưởng, nhu cầu thông tin, và chiến lược quản lý từng stakeholder.
  5. Xem xét và phê duyệt danh sách stakeholders
    • PM chia sẻ danh sách với Sponsor và team để đảm bảo không bỏ sót bên quan trọng.

📥 Inputs

Nhóm đầu vào

Giải thích

Project Charter

Cung cấp thông tin về Sponsor, mục tiêu và phạm vi dự án.

Business Documents

Gồm Business Case và Benefit Management Plan, giúp xác định các bên bị ảnh hưởng bởi lợi ích dự án.

Project Management Plan

Đặc biệt là Communication và Risk Management Plans.

Project Documents

Issue Log, Change Log, và Project Team Assignments.

Agreements

Hợp đồng, biên bản thỏa thuận với các bên thứ ba.

EEF & OPA

Cấu trúc tổ chức, sơ đồ quyền lực, và dữ liệu dự án trước đây.

🛠️ Tools & Techniques

Công cụ & kỹ thuật

Mô tả ngắn

Stakeholder Analysis

Đánh giá quyền lực, ảnh hưởng và mức độ quan tâm.

Power/Interest Grid

Phân loại stakeholders thành nhóm: Manage Closely, Keep Satisfied, Keep Informed, Monitor.

Expert Judgment

Nhờ chuyên gia tổ chức, pháp lý, hoặc quản lý cấp cao hỗ trợ nhận diện stakeholders.

Data Gathering

Phỏng vấn, khảo sát, brainstorming để xác định stakeholders mới.

Data Representation

Sử dụng bản đồ stakeholder (Stakeholder Map), ma trận quyền lực, hoặc sơ đồ tổ chức.

Meetings

Tổ chức buổi kick-off hoặc workshop để xác nhận danh sách stakeholder.

📤 Outputs

Đầu ra

Giải thích

Stakeholder Register

Danh sách các stakeholder, thông tin liên hệ, vai trò, ảnh hưởng, và chiến lược giao tiếp.

Change Requests

Nếu cần cập nhật phạm vi hoặc kế hoạch giao tiếp.

Project Management Plan Updates

Cập nhật Communication hoặc Stakeholder Management Plan.

Project Document Updates

Lessons Learned Register, Assumption Log, Risk Register.

💡 Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

Thực hiện:
PM cùng Sponsor tổ chức buổi workshop để xác định các bên liên quan: T

Tên

Vai trò

Mức ảnh hưởng

Mức quan tâm

Chiến lược

Giám đốc Nhân sự

Sponsor

Rất cao

Cao

Manage Closely

Trưởng phòng IT

Cố vấn kỹ thuật

Cao

Trung bình

Keep Satisfied

Trưởng phòng Tài chính

Người phê duyệt ngân sách

Cao

Cao

Manage Closely

Nhân viên HR

Người dùng cuối

Thấp

Cao

Keep Informed

Vendor phần mềm

Nhà cung cấp

Trung bình

Cao

Manage Closely

Kết quả:

📎 Gợi ý thêm

👉 Bạn có thể tải template Stakeholder Register, Power/Interest Grid, và Stakeholder Mapping Canvas tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/