Process: Develop Project Charter
Mục tiêu
Quy trình Develop Project Charter nhằm tạo ra văn bản chính thức phê duyệt sự tồn tại của dự án, đồng thời trao quyền cho Project Manager được sử dụng nguồn lực tổ chức để thực hiện dự án.
➡️ Mục tiêu chính là xác định tầm nhìn, mục tiêu, phạm vi sơ bộ, các bên liên quan chính, và người phê duyệt dự án (Sponsor).
Các bước thực hiện
- Thu thập thông tin nền tảng
- Bao gồm Business Case, mục tiêu chiến lược, yêu cầu kinh doanh, và kỳ vọng của các bên liên quan.
- Xác định phạm vi và mục tiêu cấp cao
- Mô tả ngắn gọn phạm vi dự án, các mục tiêu định lượng (SMART) và kết quả mong đợi.
- Xác định các bên liên quan chính (Key Stakeholders)
- Ghi rõ Sponsor, khách hàng, đội dự án, các bộ phận liên quan.
- Đề xuất ngân sách, timeline và các giả định ban đầu
- Bao gồm chi phí ước lượng sơ bộ, mốc thời gian chính, và các ràng buộc.
- Soạn thảo và phê duyệt Project Charter
- Gửi bản nháp cho Sponsor xem xét, điều chỉnh, và phê duyệt chính thức bằng văn bản.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Business documents
| Business case và benefits management plan, nêu lý do đầu tư và giá trị dự án mang lại. |
| 2 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 3 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 4 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data gathering | Nhóm kỹ thuật thu thập dữ liệu và ý kiến từ nhiều nguồn. |
| 3 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 4 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Assumption log | Sổ ghi các giả định và ràng buộc của dự án, lập từ lúc khởi tạo và cập nhật suốt vòng đời. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Bối cảnh:
Công ty đang gặp khó khăn trong quản lý nhân sự thủ công, dữ liệu phân tán, và báo cáo chậm. Giám đốc Nhân sự (Sponsor) đề xuất triển khai một hệ thống HRM để tự động hóa quy trình, giảm 50% thời gian xử lý hồ sơ và tăng độ chính xác dữ liệu. - Thực hiện:
Project Manager phối hợp với Sponsor và các trưởng phòng ban thu thập thông tin:- Mục tiêu: Hoàn thành triển khai HRM trong 6 tháng, chi phí không vượt quá 500 triệu VND.
- Phạm vi sơ bộ: Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, và báo cáo.
- Giả định: IT hỗ trợ hạ tầng, nhân viên sẽ chấp nhận hệ thống mới.
- Rủi ro ban đầu: Kháng cự thay đổi, phần mềm không đáp ứng hết yêu cầu.Sau khi hoàn thiện bản nháp, Sponsor xem xét và phê duyệt Project Charter, đồng thời phân bổ kinh phí.
- Kết quả:
- Project Charter được phê duyệt, dự án HRM chính thức bắt đầu.
- PM sử dụng tài liệu này làm cơ sở lập kế hoạch chi tiết.
- Các giả định được lưu lại trong Assumption Log để theo dõi và cập nhật sau này.
Trong bản 8, process này là Initiate Project or Phase
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Initiating
Đổi tên, nội dung giữ nguyên: project charter vẫn là output chính.
Định nghĩa bản 8: Chính thức cho phép khởi động dự án bằng một văn bản nối dự án với mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Initiating
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 1/2.
- 1Develop Project Charter
- 2Identify Stakeholders