Prioritization / Ranking (Xếp hạng ưu tiên)

Prioritization / Ranking là kỹ thuật thuộc nhóm Decision Making trong PMBOK® 6, xuất hiện ở Plan Stakeholder Engagement: xếp hạng stakeholder theo mức độ quan trọng để dồn nỗ lực gắn kết vào đúng người. Cùng cách làm cũng áp dụng cho xếp hạng yêu cầu, rủi ro hay hạng mục backlog khi nguồn lực có hạn.

Mục tiêu

• Không dàn trải: dự án lớn có hàng chục stakeholder, không thể chăm sóc tất cả như nhau.
• Làm rõ thứ tự ưu tiên trước khi có tranh cãi, để tranh cãi sau này quay về tiêu chí thay vì cảm tính.
• Cập nhật được khi bối cảnh đổi, vì thứ hạng là kết quả của tiêu chí, không phải ý thích.

Cách thực hiện

1. Chọn tiêu chí: với stakeholder thường là quyền lực, mức quan tâm, mức ảnh hưởng, mức bị ảnh hưởng. Với yêu cầu thường là giá trị kinh doanh, rủi ro, chi phí, phụ thuộc.
2. Chấm điểm từng mục theo thang thống nhất (1 đến 5), tốt nhất do nhiều người chấm rồi lấy trung bình.
3. Gán trọng số cho tiêu chí nếu chúng không quan trọng như nhau, rồi tính điểm tổng.
4. Xếp hạng và chia nhóm: ví dụ nhóm A cần gặp hằng tuần, nhóm B nhận báo cáo, nhóm C chỉ thông báo mốc lớn.
5. Rà lại định kỳ, nhất là khi có stakeholder mới hoặc thay đổi tổ chức.

Ví dụ thực tế

Dự án triển khai hệ thống đặt hàng cho chuỗi 40 cửa hàng có 18 stakeholder được nhận diện. Project Manager cùng Sponsor chấm mỗi người theo quyền lực và mức bị ảnh hưởng. Kết quả: giám đốc vận hành và trưởng phòng CNTT xếp đầu, cần họp hằng tuần; 6 quản lý vùng xếp nhóm giữa, nhận bản tin hai tuần một lần và được mời demo; đội kế toán xếp cuối vì chỉ liên quan ở bước đối soát, sẽ được kéo vào khi tới giai đoạn đó. Kế hoạch gắn kết theo đó gọn hơn hẳn bản đầu vốn định họp với tất cả.

Lưu ý khi sử dụng

• Xếp hạng thấp không có nghĩa là bỏ qua. Stakeholder nhóm cuối vẫn cần được thông báo, nếu không họ dễ thành người phản đối muộn.
• Kết quả xếp hạng stakeholder là thông tin nhạy cảm, không đưa vào tài liệu phát hành rộng.
• Khi tiêu chí nhiều và trọng số phức tạp, chuyển sang Multicriteria Decision Analysis với ma trận đầy đủ.