ProcessPlanningStakeholder Knowledge AreaTiếng Việt

Process: Plan Stakeholder Engagement

Mục tiêu

Quy trình Plan Stakeholder Engagement nhằm xây dựng chiến lược và kế hoạch để quản lý mối quan hệ, truyền thông và sự tham gia của các bên liên quan (stakeholders) một cách hiệu quả trong suốt vòng đời dự án.

➡️ Mục tiêu chính là tạo ra Stakeholder Engagement Plan, giúp đảm bảo các stakeholders được tham gia đúng mức, đúng thời điểm, và giảm thiểu xung đột trong dự án.

Các bước thực hiện

Phân tích danh sách stakeholders
- Sử dụng Stakeholder Register để đánh giá quyền lực, ảnh hưởng, mức độ quan tâm và thái độ hiện tại.
Đánh giá mức độ tham gia hiện tại và mong muốn
- So sánh Current Engagement Level (Unaware, Resistant, Neutral, Supportive, Leading) với Desired Level.
Xây dựng chiến lược tương tác và truyền thông phù hợp
- Lập kế hoạch cho từng nhóm stakeholder: cách giao tiếp, tần suất, kênh liên lạc, và thông điệp trọng tâm.
Xác định vai trò, trách nhiệm và người chịu trách nhiệm quản lý stakeholder
- Giao nhiệm vụ cụ thể cho PM hoặc team member phụ trách từng nhóm stakeholder.
Tạo và phê duyệt Stakeholder Engagement Plan
- Đảm bảo kế hoạch được Sponsor và Project Team thống nhất.

Inputs

#	Mục	Giải thích
1	Project charter	Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức.
2	Project management plan Resource management plan Communications management plan Risk management plan	Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline.
3	Project documents Assumption log Change log Issue log Project schedule Risk register Stakeholder register	Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register.
4	Agreements	Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp.
5	Enterprise environmental factors	Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường.
6	Organizational process assets	Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ.

Tools & Techniques

#	Mục	Giải thích
1	Expert judgment	Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án.
2	Data gathering Benchmarking	Nhóm kỹ thuật thu thập dữ liệu và ý kiến từ nhiều nguồn.
3	Data analysis Assumption and constraint analysis Root cause analysis	Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo.
4	Decision making Prioritization/ranking	Nhóm kỹ thuật chọn phương án giữa nhiều lựa chọn.
5	Data representation Mind mapping Stakeholder engagement assessment matrix	Nhóm kỹ thuật trình bày dữ liệu bằng sơ đồ, ma trận, biểu đồ để dễ hiểu.
6	Meetings	Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án.

Outputs

#	Mục	Giải thích
1	Stakeholder engagement plan	Kế hoạch chiến lược gắn kết từng bên liên quan dựa trên nhu cầu và mức ảnh hưởng.

ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.

Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

Thực hiện:
PM sử dụng Stakeholder Register để đánh giá và lập kế hoạch tương tác:

Stakeholder	Current Level	Desired Level	Chiến lược tương tác
Giám đốc Nhân sự (Sponsor)	Supportive	Leading	Mời tham gia các cuộc họp định kỳ và phê duyệt quyết định chính.
Trưởng phòng IT	Neutral	Supportive	Cập nhật tiến độ kỹ thuật hàng tuần, tham khảo ý kiến khi có thay đổi hệ thống.
Nhân viên HR	Resistant	Supportive	Tổ chức workshop, demo phần mềm, thu thập phản hồi.
Vendor phần mềm	Supportive	Leading	Họp review 2 tuần/lần và thống nhất timeline.

Kết quả:

Tạo Stakeholder Engagement Plan mô tả chi tiết hành động, kênh liên lạc (email, meeting, chat nhóm), và lịch tương tác.
Các stakeholder chủ chốt được cập nhật liên tục, giảm xung đột và tăng sự ủng hộ trong suốt dự án.
HR team chuyển từ thái độ Resistant sang Supportive sau 2 tháng triển khai chương trình training.

PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8

Trong bản 8, process này là Plan Stakeholder Engagement

Performance domain Stakeholders (Các bên liên quan) · Focus Area Planning

Giữ nguyên; bản 8 thêm LLM và AI vào danh sách cân nhắc tailoring.

Định nghĩa bản 8: Xây dựng chiến lược gắn kết stakeholder dựa trên nhu cầu, kỳ vọng và tác động của họ lên dự án.

Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →

← Plan Procurement Management

Cùng nhóm Planning

Xem trên bản đồ PMP

Trình tự trong process group này, bạn đang ở mục 24/24.

Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.