Process: Plan Procurement Management
Mục tiêu
Quy trình Plan Procurement Management nhằm xác định những gì cần mua hoặc thuê ngoài, cách thức thực hiện việc mua sắm, và cách quản lý hợp đồng trong suốt vòng đời dự án.
➡️ Mục tiêu chính là lập kế hoạch quản lý mua sắm (Procurement Management Plan) để đảm bảo việc cung ứng tài nguyên từ bên ngoài diễn ra đúng tiến độ, đúng chi phí và tuân thủ quy định.
Các bước thực hiện
- Phân tích nhu cầu mua sắm
- Xác định những sản phẩm, dịch vụ hoặc tài nguyên không thể cung cấp nội bộ và cần thuê ngoài.
- Xác định chiến lược mua sắm
- Lựa chọn hình thức hợp đồng phù hợp (Fixed Price, Cost-Reimbursable, Time & Materials,…).
- Xây dựng tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp
- Đặt ra các tiêu chí đánh giá: giá, năng lực, chất lượng, tiến độ, uy tín,…
- Lập kế hoạch quản lý hợp đồng
- Xác định quy trình phê duyệt, lưu trữ, thanh toán, và kiểm tra tuân thủ hợp đồng.
- Xây dựng Procurement Management Plan và phê duyệt
- Tài liệu mô tả toàn bộ quy trình, vai trò, trách nhiệm và biểu mẫu đi kèm.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project charter | Văn bản chính thức phê duyệt dự án và trao quyền cho project manager dùng nguồn lực tổ chức. |
| 2 | Business documents
| Business case và benefits management plan, nêu lý do đầu tư và giá trị dự án mang lại. |
| 3 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 4 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 5 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 6 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data gathering | Nhóm kỹ thuật thu thập dữ liệu và ý kiến từ nhiều nguồn. |
| 3 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 4 | Source selection analysis | Xây dựng và áp dụng tiêu chí đánh giá (giá, năng lực, chất lượng) để chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. |
| 5 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Procurement management plan | Kế hoạch cách dự án mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài: loại hợp đồng, lịch, trách nhiệm. |
| 2 | Procurement strategy | Chiến lược mua sắm: phương thức giao hàng, loại hợp đồng, các giai đoạn mua sắm. |
| 3 | Bid documents | Bộ hồ sơ mời thầu gửi nhà cung cấp: RFI, RFP, RFQ, IFB. |
| 4 | Procurement statement of work | Mô tả phạm vi công việc cần mua đủ chi tiết để nhà cung cấp chào giá. |
| 5 | Source selection criteria | Tiêu chí chấm chọn nhà cung cấp: năng lực, giá, kinh nghiệm, kỹ thuật, tài chính. |
| 6 | Make-or-buy decisions | Quyết định phần việc nào tự làm nội bộ, phần nào mua ngoài. |
| 7 | Independent cost estimates | Ước lượng chi phí độc lập do bên mua tự làm để đối chiếu giá nhà cung cấp chào. |
| 8 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 9 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 10 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
PM xác định hệ thống cần phần mềm HRM từ vendor ngoài thay vì tự phát triển. Các bước:- Make-or-Buy Analysis: Thuê ngoài hiệu quả hơn (tiết kiệm 30% chi phí, giảm 2 tháng tiến độ).
- Chiến lược mua sắm: Hợp đồng Fixed Price với điều khoản hỗ trợ kỹ thuật 6 tháng sau triển khai.
- Tiêu chí lựa chọn vendor: Kinh nghiệm triển khai HRM tương tự, cam kết bảo mật dữ liệu, giá < 500 triệu VND.
- Hồ sơ mời thầu (RFP): Gửi cho 3 vendor tiềm năng để lấy báo giá và demo sản phẩm.
- Kết quả:
- Chọn vendor có giải pháp phù hợp nhất, giá 470 triệu VND.
- Tạo Procurement SOW mô tả rõ yêu cầu kỹ thuật, thời gian bàn giao, và điều khoản thanh toán.
- Lưu toàn bộ tài liệu trong Procurement Management Plan để theo dõi tiến độ và thanh toán.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Plan Sourcing Strategy
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Planning
Bản 8 bỏ Procurement Knowledge Area; quyết định make-or-buy và chiến lược nguồn cung nằm trong domain Governance, chi tiết mua sắm chuyển sang Appendix X4.
Định nghĩa bản 8: Quyết định dùng nguồn lực nội bộ hay bên ngoài cho từng phần dự án, chọn loại hợp đồng và nguồn cung phù hợp.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Planning
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 23/24.
- 15Plan Resource Management
- 16Estimate Activity Resources
- 17Plan Communications Management
- 18Plan Risk Management
- 19Identify Risks
- 20Perform Qualitative Risk Analysis
- 21Perform Quantitative Risk Analysis
- 22Plan Risk Responses
- 23Plan Procurement Management
- 24Plan Stakeholder Engagement
Nhóm này có 24 mục, danh sách đầy đủ nằm trên bản đồ PMP.