Process: Control Costs
Mục tiêu
Quy trình Control Costs nhằm theo dõi tình trạng chi phí của dự án, xác định sai lệch so với Cost Baseline và thực hiện hành động điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành trong phạm vi ngân sách được phê duyệt.
➡️ Mục tiêu chính là duy trì kiểm soát tài chính, phát hiện sớm chênh lệch và tối ưu hiệu suất chi phí (Cost Performance).
Các bước thực hiện
- Thu thập dữ liệu chi phí thực tế
- Ghi nhận Work Performance Data bao gồm chi phí phát sinh, phần trăm hoàn thành và ngân sách còn lại.
- So sánh với Cost Baseline
- Dùng Earned Value Management (EVM) để phân tích chênh lệch (variance) giữa kế hoạch và thực tế.
- Phân tích nguyên nhân và xu hướng
- Xác định nguyên nhân vượt hoặc tiết kiệm chi phí, và dự đoán chi phí hoàn thành (EAC – Estimate at Completion).
- Thực hiện hành động điều chỉnh
- Tạo Change Request nếu cần cập nhật Cost Baseline hoặc bổ sung ngân sách.
- Cập nhật báo cáo chi phí và thông tin hiệu suất
- Gửi Work Performance Reports cho Sponsor, PMO, và các stakeholders liên quan.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Project funding requirements | Nhu cầu vốn theo kỳ, suy ra từ cost baseline cộng management reserve. |
| 4 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 3 | To-complete performance index | Chỉ số EVM dùng để xác định hiệu suất cần đạt để hoàn thành dự án trong phạm vi ngân sách. |
| 4 | Project management information system | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 2 | Cost forecasts | Dự báo chi phí khi hoàn thành (EAC) và chi phí còn lại (ETC) dựa trên hiệu suất hiện tại. |
| 3 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 4 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 5 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
- CV = EV – AC (Cost Variance) → dương: tiết kiệm, âm: vượt chi phí.
- CPI = EV / AC (Cost Performance Index) → <1: vượt chi phí, >1: tiết kiệm. || Forecasting | Dự đoán chi phí hoàn thành:
- EAC = BAC / CPI (khi xu hướng hiện tại tiếp tục). | | To-Complete Performance Index (TCPI) | Chỉ số cho biết cần hiệu suất bao nhiêu để hoàn thành trong ngân sách.
- TCPI = (BAC – EV) / (BAC – AC). || Variance Analysis | Phân tích sai lệch giữa kế hoạch và thực tế để tìm nguyên nhân gốc. | | Trend Analysis | Theo dõi xu hướng chi phí qua thời gian để dự đoán xu hướng vượt ngân sách. || PMIS | Dùng phần mềm như Excel, Power BI, Xero hoặc MS Project để theo dõi và trực quan hóa chi phí. |
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
PM theo dõi chi phí thực tế qua Xero và MS Project. Dữ liệu cho thấy sau 2 tháng:- Planned Value (PV) = 100,000,000 VND
- Earned Value (EV) = 90,000,000 VND
- Actual Cost (AC) = 110,000,000 VND
- Phân tích:
- CV = EV – AC = -20,000,000 → vượt chi phí.
- CPI = EV / AC = 0.82 → hiệu suất chi phí thấp.
- EAC = BAC / CPI = 196,350,000 / 0.82 ≈ 239,450,000 VND → dự án sẽ vượt ngân sách nếu không điều chỉnh.
- Hành động:
PM lập Change Request để xin bổ sung Contingency Reserve, đồng thời rà soát lại phạm vi và tiến độ để cải thiện CPI. - Kết quả:
Sau điều chỉnh, CPI cải thiện lên 0.95, dự án quay lại gần đường cơ sở chi phí.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Monitor and Control Finances
Performance domain Finance (Tài chính) · Focus Area Monitoring and Controlling
Đổi tên, mở rộng sang theo dõi cả tình hình tài chính chứ không chỉ chi phí. EVM và TCPI vẫn là công cụ chính.
Định nghĩa bản 8: Theo dõi tình hình tài chính dự án, cập nhật số liệu và quản lý thay đổi cost baseline.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 6/12.