Process: Control Schedule
Mục tiêu
Quy trình Control Schedule nhằm theo dõi tình trạng tiến độ dự án, xác định sai lệch so với kế hoạch và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn.
Mục tiêu là giữ cho tiến độ thực tế luôn phù hợp với Schedule Baseline, đồng thời cập nhật, báo cáo và xử lý các thay đổi tiến độ thông qua quy trình kiểm soát chính thức.
➡️ Đây là quy trình giúp Project Manager chủ động quản lý tiến độ, không để trễ hạn ảnh hưởng đến phạm vi, chi phí hoặc chất lượng.
Các bước thực hiện
- Thu thập dữ liệu tiến độ thực tế
- Ghi nhận Work Performance Data: % hoàn thành, thời gian thực tế, phần công việc còn lại.
- So sánh với Schedule Baseline
- Tính variance (SV) và performance index (SPI) bằng kỹ thuật Earned Value Analysis (EVA).
- Phân tích nguyên nhân và xu hướng
- Xác định lý do trễ hạn hoặc vượt tiến độ, phân tích xu hướng để dự đoán tình trạng trong tương lai.
- Đề xuất hành động điều chỉnh
- Áp dụng Schedule Compression (Crashing, Fast Tracking) hoặc tái phân bổ tài nguyên (Resource Leveling).
- Cập nhật và báo cáo tiến độ
- Gửi Work Performance Reports cho Sponsor và stakeholders.
- Nếu cần thay đổi tiến độ, tạo Change Request và trình duyệt qua quy trình Perform Integrated Change Control (PICC).
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 4 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 2 | Critical path method | Phân tích chuỗi hoạt động dài nhất trong mạng lưới để xác định thời gian hoàn thành ngắn nhất của dự án. |
| 3 | Project management information system | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
| 4 | Resource optimization | Cân bằng và phân bổ lại nguồn lực để đạt hiệu quả sử dụng tối đa, bao gồm Resource Leveling và Resource Smoothing. |
| 5 | Leads and lags | Điều chỉnh mối quan hệ giữa các hoạt động trong lịch trình bằng cách thêm khoảng thời gian dẫn (lead) hoặc trễ (lag). |
| 6 | Schedule compression | Giảm tổng thời gian dự án bằng các kỹ thuật như Crashing (thêm tài nguyên) hoặc Fast Tracking (song song công việc). |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 2 | Schedule forecasts | Dự báo ngày hoàn thành dựa trên hiệu suất tiến độ hiện tại. |
| 3 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 4 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 5 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
- SV = EV – PV (Schedule Variance)
- SPI = EV / PV (Schedule Performance Index) | | Forecasting | Dự đoán tiến độ hoàn thành (Estimate at Completion – EAC). | | Schedule Compression | Áp dụng Crashing hoặc Fast Tracking để rút ngắn thời gian. || Trend Analysis | Phân tích xu hướng để dự đoán khả năng hoàn thành đúng hạn. | | PMIS (Project Management Information System) | Sử dụng phần mềm (MS Project, Jira, Smartsheet) để theo dõi tiến độ. || Meetings | Họp định kỳ để cập nhật, phân tích và thống nhất hành động điều chỉnh. |
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
PM theo dõi tiến độ qua MS Project và báo cáo hàng tuần.
Dữ liệu thực tế cho thấy module Integration Testing bị trễ 5 ngày. - Phân tích:
PM sử dụng EVA:- PV = 60 ngày, EV = 55 ngày → SV = -5 → dự án đang trễ.
- SPI = 55 / 60 = 0.92 → hiệu suất tiến độ thấp hơn kỳ vọng.
- Hành động:
PM đề xuất áp dụng Fast Tracking song song giai đoạn User Training để tiết kiệm 3 ngày.
Một Change Request được gửi lên Sponsor để phê duyệt. - Kết quả:
Sau điều chỉnh, SPI cải thiện lên 0.98, tiến độ được kéo lại gần với baseline và báo cáo hàng tuần phản ánh trạng thái “on track”.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Monitor and Control Schedule
Performance domain Schedule (Tiến độ) · Focus Area Monitoring and Controlling
Đổi tên.
Định nghĩa bản 8: Theo dõi trạng thái dự án để cập nhật lịch trình và quản lý thay đổi schedule baseline.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 5/12.