Process: Monitor and Control Project Work
Mục tiêu
Quy trình Monitor and Control Project Work nhằm theo dõi, đánh giá và điều chỉnh tiến độ dự án để đảm bảo kết quả thực tế phù hợp với kế hoạch đã được phê duyệt trong Project Management Plan (PMP).
Mục tiêu là phát hiện sớm sai lệch (variances) về scope, schedule, cost, quality và đưa ra hành động khắc phục (corrective actions) kịp thời.
➡️ Đây là quy trình trung tâm của nhóm Monitoring and Controlling Process Group, giúp dự án luôn đi đúng hướng.
Các bước thực hiện
- Thu thập dữ liệu thực tế (Work Performance Data)
- Ghi nhận dữ liệu từ team: tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro, và thay đổi.
- Phân tích và so sánh (Analysis & Evaluation)
- So sánh dữ liệu thực tế với baselines (scope, schedule, cost).
- Tính toán variances và performance indices như CPI, SPI.
- Đánh giá tác động và xác định hành động
- Xác định nguyên nhân chênh lệch, đề xuất corrective hoặc preventive actions.
- Nếu cần thay đổi, tạo Change Request để trình qua quy trình Perform Integrated Change Control.
- Báo cáo và truyền thông kết quả
- Cập nhật Work Performance Reports cho Sponsor và Key Stakeholders.
- Tổ chức status meetings định kỳ để đảm bảo minh bạch thông tin.
- Cập nhật kế hoạch & tài liệu
- Điều chỉnh Project Management Plan hoặc Project Documents sau khi thay đổi được phê duyệt.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 4 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 5 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 6 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 3 | Decision making | Nhóm kỹ thuật chọn phương án giữa nhiều lựa chọn. |
| 4 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Work performance reports | Báo cáo hiệu suất tổng hợp gửi các bên liên quan để ra quyết định. |
| 2 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 3 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 4 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện giám sát:
Project Manager sử dụng progress dashboard trong hệ thống PMIS để thu thập Work Performance Data từ team.
Báo cáo tiến độ cho thấy milestone cấu hình phần mềm bị trễ 1 tuần. - Phân tích:
PM thực hiện EVA (Earned Value Analysis) → SPI = 0.85 (chậm so với kế hoạch).
Nguyên nhân được xác định là do vendor thiếu nhân lực. - Hành động:
PM và Sponsor đồng ý tạo Change Request để điều chỉnh timeline thêm 1 tuần và cập nhật Schedule Baseline. - Kết quả:
Sau khi thay đổi được phê duyệt, team điều chỉnh kế hoạch, cải thiện năng suất và đảm bảo tiến độ các giai đoạn sau.
Trong bản 8, process này là Monitor and Control Project Performance
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Monitoring and Controlling · cùng đích với Control Procurements
Đổi tên, gộp thêm phần kiểm soát hợp đồng (Control Procurements bản 6).
Định nghĩa bản 8: Theo dõi, rà soát và báo cáo tiến triển tổng thể của dự án so với các mục tiêu hiệu suất.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 1/12.