Process: Monitor Risks
Mục tiêu
Quy trình Monitor Risks nhằm theo dõi các rủi ro đã được xác định, phát hiện rủi ro mới, đánh giá hiệu quả của các phản ứng rủi ro, và đảm bảo quy trình quản lý rủi ro được thực hiện xuyên suốt vòng đời dự án.
➡️ Mục tiêu chính là duy trì khả năng kiểm soát và phản ứng linh hoạt với những thay đổi rủi ro, đảm bảo dự án không bị ảnh hưởng vượt ngoài giới hạn chấp nhận được.
Các bước thực hiện
- Theo dõi các rủi ro hiện tại trong Risk Register
- Kiểm tra trạng thái, hành động đã thực hiện, và tính hiệu quả của phản ứng rủi ro.
- Nhận diện rủi ro mới
- Cập nhật rủi ro phát sinh trong quá trình thực hiện dự án thông qua họp định kỳ, feedback hoặc thay đổi yêu cầu.
- Đánh giá lại mức độ ưu tiên rủi ro
- Nếu điều kiện thay đổi (ví dụ phạm vi mở rộng, vendor thay đổi), cần cập nhật Probability/Impact và Risk Score.
- Theo dõi hiệu quả của các phản ứng
- Kiểm tra xem hành động phản ứng có đạt kết quả mong đợi không, có cần điều chỉnh hoặc kích hoạt contingency plan không.
- Cập nhật Risk Register và Risk Report
- Ghi nhận thay đổi, thêm rủi ro mới, hoặc đóng những rủi ro không còn tồn tại.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 4 | Work performance reports | Báo cáo hiệu suất tổng hợp gửi các bên liên quan để ra quyết định. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 2 | Audits | Đánh giá độc lập về sự tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn và hiệu suất dự án để xác định điểm cần cải tiến. |
| 3 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 2 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 3 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 4 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 5 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
PM tổ chức họp Risk Review hàng tháng cùng team dự án.- R1 (Vendor giao trễ): Không còn rủi ro sau khi vendor bàn giao đúng hạn → đánh dấu Closed.
- R2 (HR kháng cự): Mức độ rủi ro giảm từ High → Medium sau khi triển khai training.
- R4 (Phát sinh lỗi bảo mật): Rủi ro mới phát hiện → thêm vào Risk Register, phân công IT Lead làm Risk Owner và lên kế hoạch Mitigate.
- Kết quả:
- Risk Register được cập nhật lần thứ 3.
- Báo cáo rủi ro tháng gửi cho Sponsor hiển thị xu hướng tích cực (giảm 30% số rủi ro hoạt động).
- Lessons Learned: Việc tổ chức họp rủi ro định kỳ giúp phát hiện sớm vấn đề và giảm thiểu chi phí khắc phục.
Trong bản 8, process này là Monitor Risks
Performance domain Risk (Rủi ro) · Focus Area Monitoring and Controlling
Giữ nguyên.
Định nghĩa bản 8: Theo dõi, phân tích rủi ro, triển khai kế hoạch ứng phó và đánh giá hiệu quả của chúng.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 10/12.