Process: Control Resources
Mục tiêu
Quy trình Control Resources nhằm đảm bảo các nguồn lực vật lý và nhân sự được sử dụng đúng kế hoạch, đúng thời điểm, và hiệu quả nhất theo Resource Management Plan.
➡️ Mục tiêu chính là theo dõi, kiểm soát việc sử dụng tài nguyên và xử lý kịp thời các sai lệch hoặc thiếu hụt để tránh ảnh hưởng đến tiến độ và chi phí dự án.
Các bước thực hiện
- Theo dõi tình trạng sử dụng tài nguyên
- Thu thập dữ liệu thực tế từ PMIS, nhật ký làm việc, hoặc báo cáo sử dụng thiết bị.
- So sánh với kế hoạch phân bổ ban đầu
- Đánh giá mức độ phù hợp giữa tài nguyên đã dùng và kế hoạch trong Resource Management Plan.
- Phân tích nguyên nhân sai lệch
- Xác định lý do tài nguyên bị thiếu, lãng phí, hoặc sử dụng vượt mức.
- Thực hiện hành động điều chỉnh hoặc khắc phục
- Cân đối lại nguồn lực, thay thế thiết bị, hoặc yêu cầu thay đổi (Change Request) nếu cần.
- Cập nhật tài liệu và báo cáo sử dụng tài nguyên
- Ghi nhận kết quả điều chỉnh và bài học kinh nghiệm vào Lessons Learned Register.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 4 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 2 | Problem solving | Xác định nguyên nhân, phân tích lựa chọn và triển khai giải pháp để xử lý vấn đề phát sinh trong dự án. |
| 3 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 4 | Project management information system | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 2 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 3 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 4 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Tình huống:
Trong giai đoạn kiểm thử, hệ thống test server thường xuyên quá tải khiến QA team làm việc chậm. - Hành động:
PM kiểm tra nhật ký sử dụng tài nguyên và phát hiện server bị chia sẻ với dự án khác.- Thương lượng với bộ phận IT để cấp riêng một máy chủ test.
- Cập nhật Resource Calendar cho phép QA hoạt động ngoài giờ cao điểm.
- Gửi Change Request điều chỉnh chi phí thuê server bổ sung.
- Kết quả:
- Năng suất kiểm thử tăng 40%.
- Không còn tình trạng gián đoạn do thiếu tài nguyên.
- Lessons Learned Register ghi nhận bài học về việc quản lý server chia sẻ giữa các dự án.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Monitor and Control Resourcing
Performance domain Resources (Nguồn lực) · Focus Area Monitoring and Controlling
Đổi tên.
Định nghĩa bản 8: Bảo đảm nguồn lực đã phân bổ cho dự án luôn sẵn sàng và được dùng đúng kế hoạch.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 8/12.