Process: Control Procurements

Tiếng Việt · English version coming

🎯 Mục tiêu

Quy trình Control Procurements nhằm giám sát việc thực hiện hợp đồng, đảm bảo cả bên mua và bên bán đều tuân thủ các điều khoản đã ký kết, và xử lý các thay đổi hoặc tranh chấp phát sinh trong quá trình mua sắm.

➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo tiến độ, chất lượng, chi phí và nghĩa vụ hợp đồng được thực hiện đúng cam kết, giúp dự án duy trì kiểm soát và tránh rủi ro pháp lý.

🪜 Các bước thực hiện

1. Theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhà cung cấp
   • Đánh giá việc bàn giao hàng hóa, dịch vụ hoặc deliverables có đáp ứng yêu cầu không.
2. Kiểm tra tuân thủ hợp đồng
   • So sánh kết quả thực tế với điều khoản hợp đồng (thời gian, chi phí, chất lượng, KPI,…).
3. Phê duyệt hoặc từ chối deliverables
   • Xác nhận bàn giao hoàn tất hay yêu cầu chỉnh sửa nếu không đạt yêu cầu.
4. Quản lý thay đổi và xử lý tranh chấp (nếu có)
   • Ghi nhận và phê duyệt Change Requests liên quan đến hợp đồng, chi phí hoặc phạm vi.
5. Lưu trữ hồ sơ và cập nhật báo cáo mua sắm
   • Cập nhật Procurement Register, Risk Register, và Lessons Learned.

📥 Inputs

Nhóm đầu vào

Giải thích

Project Management Plan

Bao gồm Procurement, Cost, và Quality Management Plans.

Procurement Documents

Hợp đồng, điều khoản, phạm vi công việc, tiêu chí bàn giao.

Agreements (Contracts)

Các thỏa thuận ký kết giữa bên mua và bên bán.

Approved Change Requests

Những thay đổi được chấp thuận ảnh hưởng đến hợp đồng.

Work Performance Data

Dữ liệu thực tế về tiến độ và chất lượng bàn giao.

EEF & OPA

Chính sách pháp lý, quy trình nghiệm thu, và mẫu báo cáo hợp đồng.

🛠️ Tools & Techniques

Công cụ & kỹ thuật

Mô tả ngắn

Claim Administration

Quản lý yêu cầu bồi thường, tranh chấp hoặc điều chỉnh hợp đồng.

Performance Reviews

Đánh giá tiến độ, chất lượng và năng lực của nhà cung cấp.

Inspections & Audits

Kiểm tra tuân thủ tiêu chuẩn và điều khoản hợp đồng.

Data Analysis

Trend Analysis và Earned Value Analysis (EVA) để đo hiệu quả hợp đồng.

Records Management System

Lưu trữ và quản lý toàn bộ tài liệu mua sắm.

Expert Judgment

Nhờ tư vấn pháp lý hoặc chuyên gia hợp đồng hỗ trợ xử lý tình huống phức tạp.

📤 Outputs

Đầu ra

Giải thích

Closed Procurements

Hợp đồng đã hoàn tất và được xác nhận đóng.

Work Performance Information (WPI)

Báo cáo hiệu suất và tình trạng hợp đồng.

Change Requests

Nếu cần điều chỉnh phạm vi, chi phí hoặc lịch trình.

Project Management Plan Updates

Cập nhật Procurement và Risk Management Plans.

Project Document Updates

Cập nhật Procurement Register, Risk Register, Lessons Learned.

💡 Ví dụ thực tế

Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)

• Thực hiện:
  Sau khi vendor bàn giao bản nâng cấp phần mềm:
  • PM và QA kiểm tra deliverables: phần mềm đạt 95% yêu cầu kỹ thuật nhưng thiếu module báo cáo nhân sự.
  • Gửi Non-Conformance Report cho vendor yêu cầu bổ sung trong 1 tuần.
  • Vendor khắc phục đúng hạn, sau đó PM nghiệm thu và phê duyệt thanh toán đợt 2.
• Kết quả:
  • Hợp đồng được đánh dấu Closed sau khi bàn giao hoàn tất.
  • Lessons Learned: nên quy định rõ tiêu chí nghiệm thu và buffer thời gian 10% trong hợp đồng.
  • Risk Register cập nhật rủi ro “Vendor chậm bàn giao” thành Resolved.

📎 Gợi ý thêm

👉 Bạn có thể tải template Procurement Performance Report, Contract Closure Checklist, và Vendor Evaluation Form tại bài viết:
🔗 https://nguyenhainam.info/pm-toolbox/