Process: Control Procurements
Mục tiêu
Quy trình Control Procurements nhằm giám sát việc thực hiện hợp đồng, đảm bảo cả bên mua và bên bán đều tuân thủ các điều khoản đã ký kết, và xử lý các thay đổi hoặc tranh chấp phát sinh trong quá trình mua sắm.
➡️ Mục tiêu chính là đảm bảo tiến độ, chất lượng, chi phí và nghĩa vụ hợp đồng được thực hiện đúng cam kết, giúp dự án duy trì kiểm soát và tránh rủi ro pháp lý.
Các bước thực hiện
- Theo dõi tiến độ và hiệu suất của nhà cung cấp
- Đánh giá việc bàn giao hàng hóa, dịch vụ hoặc deliverables có đáp ứng yêu cầu không.
- Kiểm tra tuân thủ hợp đồng
- So sánh kết quả thực tế với điều khoản hợp đồng (thời gian, chi phí, chất lượng, KPI,…).
- Phê duyệt hoặc từ chối deliverables
- Xác nhận bàn giao hoàn tất hay yêu cầu chỉnh sửa nếu không đạt yêu cầu.
- Quản lý thay đổi và xử lý tranh chấp (nếu có)
- Ghi nhận và phê duyệt Change Requests liên quan đến hợp đồng, chi phí hoặc phạm vi.
- Lưu trữ hồ sơ và cập nhật báo cáo mua sắm
- Cập nhật Procurement Register, Risk Register, và Lessons Learned.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Agreements | Hợp đồng, biên bản ghi nhớ, SLA hoặc thỏa thuận với khách hàng và nhà cung cấp. |
| 4 | Procurement documentation | Hồ sơ mua sắm: hợp đồng, SOW, hóa đơn, biên bản kiểm tra, thư từ trao đổi với nhà cung cấp. |
| 5 | Approved change requests | Yêu cầu thay đổi đã được CCB phê duyệt qua Perform Integrated Change Control, chờ triển khai. |
| 6 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 7 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 8 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Claims administration | Quản lý, xử lý và giải quyết các yêu cầu bồi thường, tranh chấp hoặc thay đổi phát sinh trong hợp đồng. |
| 3 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
| 4 | Inspection | Kiểm tra sản phẩm công việc so với tiêu chuẩn và yêu cầu đã định. |
| 5 | Audits | Đánh giá độc lập về sự tuân thủ quy trình, tiêu chuẩn và hiệu suất dự án để xác định điểm cần cải tiến. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Closed procurements | Thông báo chính thức từ bên mua rằng hợp đồng đã hoàn tất và các nghĩa vụ đã được đóng. |
| 2 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 3 | Procurement documentation updates | Cập nhật hồ sơ mua sắm sau khi thực hiện hoặc kiểm soát hợp đồng. |
| 4 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 5 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 6 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
| 7 | Organizational process assets updates | Cập nhật OPA: bài học, mẫu biểu, dữ liệu hiệu suất, quy trình được cải tiến. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Thực hiện:
Sau khi vendor bàn giao bản nâng cấp phần mềm:- PM và QA kiểm tra deliverables: phần mềm đạt 95% yêu cầu kỹ thuật nhưng thiếu module báo cáo nhân sự.
- Gửi Non-Conformance Report cho vendor yêu cầu bổ sung trong 1 tuần.
- Vendor khắc phục đúng hạn, sau đó PM nghiệm thu và phê duyệt thanh toán đợt 2.
- Kết quả:
- Hợp đồng được đánh dấu Closed sau khi bàn giao hoàn tất.
- Lessons Learned: nên quy định rõ tiêu chí nghiệm thu và buffer thời gian 10% trong hợp đồng.
- Risk Register cập nhật rủi ro “Vendor chậm bàn giao” thành Resolved.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Monitor and Control Project Performance
Performance domain Governance (Quản trị) · Focus Area Monitoring and Controlling · cùng đích với Monitor and Control Project Work
Bản 8 không còn process mua sắm riêng; kiểm soát hợp đồng là một phần của theo dõi hiệu suất dự án, chi tiết ở Appendix X4.
Định nghĩa bản 8: Theo dõi, rà soát và báo cáo tiến triển tổng thể của dự án so với các mục tiêu hiệu suất.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 11/12.