Process: Control Scope
Mục tiêu
Quy trình Control Scope nhằm giám sát tình trạng phạm vi dự án và quản lý mọi thay đổi đối với phạm vi (scope changes).
Mục tiêu chính là đảm bảo dự án chỉ bao gồm công việc đã được phê duyệt trong Scope Baseline, tránh scope creep và giữ dự án đúng định hướng.
➡️ Đây là quy trình giúp kiểm soát chặt chẽ các ranh giới của dự án, đảm bảo chỉ thực hiện những gì đã được đồng thuận và phê duyệt.
Các bước thực hiện
- Theo dõi tiến độ và so sánh với Scope Baseline
- Kiểm tra các deliverables, milestone, và yêu cầu hoàn thành theo kế hoạch.
- Phát hiện sai lệch (variance)
- Phân tích chênh lệch giữa công việc thực tế và phạm vi được phê duyệt.
- Đánh giá đề xuất thay đổi phạm vi (Scope Change Request)
- Khi có yêu cầu bổ sung, PM phải ghi nhận và trình qua quy trình Perform Integrated Change Control (PICC).
- Cập nhật tài liệu và giao tiếp với stakeholders
- Sau khi thay đổi được phê duyệt, cập nhật Scope Baseline, Requirements Documentation, và thông báo đến team.
- Ngăn ngừa scope creep
- Giám sát chặt chẽ yêu cầu mới, đảm bảo mọi yêu cầu đều được ghi nhận và quản lý chính thức.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 4 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Data analysis | Nhóm kỹ thuật phân tích dữ liệu để rút ra kết luận và dự báo. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 2 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 3 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 4 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Tình huống:
Trong quá trình triển khai, HR Manager đề nghị thêm tính năng employee recognition vào hệ thống.
PM xem xét và xác định yêu cầu này không nằm trong phạm vi đã được phê duyệt trong Scope Baseline. - Thực hiện:
PM lập Change Request và trình qua quy trình PICC. Sau khi phân tích tác động, Sponsor quyết định hoãn yêu cầu sang giai đoạn sau.
PM cập nhật RTM và Scope Baseline, đồng thời nhắc team không triển khai phần mở rộng chưa được phê duyệt. - Kết quả:
Dự án duy trì đúng phạm vi và thời gian. Báo cáo Work Performance Information cho thấy phạm vi được kiểm soát chặt, không có scope creep.
Trong bản 8, process này là Monitor and Control Scope
Performance domain Scope (Phạm vi (gồm cả chất lượng)) · Focus Area Monitoring and Controlling · cùng đích với Control Quality
Gộp thêm Control Quality bản 6: quality control measurements và quality reports nay là output của process này.
Định nghĩa bản 8: Theo dõi trạng thái phạm vi dự án và sản phẩm, quản lý thay đổi scope baseline và đo chất lượng deliverable.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 4/12.