Process: Monitor Communications
Mục tiêu
Quy trình Monitor Communications nhằm đánh giá và đảm bảo rằng các hoạt động truyền thông của dự án diễn ra đúng kế hoạch, hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan.
➡️ Mục tiêu chính là xác minh rằng thông tin được truyền tải và tiếp nhận một cách chính xác, kịp thời, và hữu ích cho việc ra quyết định.
Các bước thực hiện
- Theo dõi hiệu quả truyền thông đang diễn ra
- Đánh giá việc tuân thủ Communications Management Plan: nội dung, tần suất, kênh và định dạng truyền thông.
- Thu thập phản hồi từ các bên liên quan
- Xác định liệu họ có nhận được, hiểu và phản hồi đúng thông tin không.
- Phân tích chất lượng và tính kịp thời của thông tin
- So sánh dữ liệu thực tế với kế hoạch để xác định điểm yếu trong luồng thông tin.
- Đề xuất và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết
- Điều chỉnh kế hoạch truyền thông, bổ sung kênh hoặc thay đổi tần suất báo cáo.
- Cập nhật Lessons Learned và báo cáo kết quả
- Ghi lại những bài học để cải thiện hiệu quả truyền thông cho các dự án sau.
Inputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Project management plan
| Kế hoạch tổng hợp định nghĩa cách dự án được thực thi, giám sát và đóng, gồm các kế hoạch con và baseline. |
| 2 | Project documents
| Các tài liệu dự án không thuộc project management plan: sổ, danh sách, ước lượng, register. |
| 3 | Work performance data | Số liệu thô thu được khi thực hiện công việc: % hoàn thành, chi phí thực tế, số lỗi. |
| 4 | Enterprise environmental factors | Yếu tố môi trường trong và ngoài tổ chức mà dự án không kiểm soát được: văn hóa, hạ tầng, luật, thị trường. |
| 5 | Organizational process assets | Tài sản quy trình của tổ chức: quy trình, chính sách, mẫu biểu, kho kiến thức, dữ liệu dự án cũ. |
Tools & Techniques
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Expert judgment | Tham khảo kiến thức và kinh nghiệm của chuyên gia để ra quyết định, đánh giá hoặc dự đoán trong dự án. |
| 2 | Project management information system | Hệ thống phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo tiến độ, chi phí, tài nguyên của dự án. |
| 3 | Data representation | Nhóm kỹ thuật trình bày dữ liệu bằng sơ đồ, ma trận, biểu đồ để dễ hiểu. |
| 4 | Interpersonal and team skills | Kỹ năng mềm để dẫn dắt nhóm và làm việc với các bên liên quan. |
| 5 | Meetings | Hình thức trao đổi thông tin, ra quyết định, giải quyết vấn đề hoặc rà soát tiến độ giữa các thành viên dự án. |
Outputs
| # | Mục | Giải thích |
|---|---|---|
| 1 | Work performance information | Dữ liệu hiệu suất đã phân tích và đối chiếu với kế hoạch: variance, dự báo. |
| 2 | Change requests | Đề xuất thay đổi baseline, tài liệu hoặc sản phẩm, gồm cả hành động khắc phục, phòng ngừa và sửa lỗi. |
| 3 | Project management plan updates
| Mọi thay đổi vào project management plan phải đi qua change request và được phê duyệt. |
| 4 | Project documents updates
| Cập nhật các tài liệu dự án bị ảnh hưởng bởi process này. |
ITTO đúng theo Process Groups: A Practice Guide (PMI, 2022), trùng với PMBOK® Guide Sixth Edition. Mục có gạch chân là mở được trang riêng.
Ví dụ thực tế
Dự án: Triển khai hệ thống HRM (Human Resource Management System)
- Tình huống:
Sau 2 tháng triển khai, Sponsor phản ánh chưa nhận được báo cáo chi tiết về tiến độ, dù team vẫn gửi email định kỳ. - Hành động:
PM kiểm tra và phát hiện báo cáo được gửi qua email nhưng file đính kèm thường bị lọc spam.- Thay đổi kênh phân phối sang Google Drive + Notion Dashboard.
- Thiết lập thông báo tự động mỗi thứ Sáu cho Stakeholders.
- Thêm phần tóm tắt (1 trang) ở đầu báo cáo.
- Kết quả:
- Sponsor nắm được tiến độ nhanh hơn, mức độ hài lòng tăng rõ rệt.
- Tỷ lệ phản hồi báo cáo tăng từ 40% lên 90%.
- Cập nhật Lessons Learned về việc lựa chọn kênh truyền thông phù hợp hơn với người nhận.
PMBOK® 8 (2025)Bản đồ 49 process bản 6 sang 40 process bản 8
Trong bản 8, process này là Monitor Communications
Performance domain Stakeholders (Các bên liên quan) · Focus Area Monitoring and Controlling
Giữ tên, nay thuộc domain Stakeholders.
Định nghĩa bản 8: Bảo đảm nhu cầu thông tin của dự án và các stakeholder được đáp ứng.
Bản 8 đổi những gì so với bản đồ này →Cùng nhóm Monitoring and Controlling
Xem trên bản đồ PMPTrình tự trong process group này, bạn đang ở mục 9/12.